FAXは使用しておりませんをフォローする!
改善の糸口を周りの環境から見つける!
FAXの利用には根強い人気があります。
うっかりしていると仕事のペースを崩す原因になりますが、
放置もできません。
フォローの試行錯誤が続きますね。
FAXフォロー 根強い人気
全国規模の通信会社で勤務していたことがあります。
2012年の段階でFAXは使用禁止でした。
誤送信の対策を度々重ねた挙げ句、使用禁止に至った
という経緯でした。
2015年頃には全社的にFAX機器を撤去と徹底していました。
そして、2020年以降のコロナ禍。
アナログ式のFAXでのやりとりが非効率の象徴にもなり、
使用する場面は減ったかと思われました。
他方で、2025年(令和7年)でもFAXには根強い需要があります。
先日も私の事務所のFAX番号の問い合わせがありました。
ちょっとした書面の確認でも仕事の足かせになります。
FAXフォロー 代替案の試行錯誤
事務所開設よりFAXは使用しておりません。
FAXの機器・印刷・保管、データの利用でコスト・効率の面で
負担があり、今後も利用はありません。
お客様にご理解いただく一方で、フォローが課題になります。
まず、強固にFAX使用や電話のみに限定される方の場合、
定期的な対応は難しくなります。
年一での関与や相続税の相談などの単発の依頼に限定されます。
定期的な関与では、何らかの代替案を採ることになります。
- 書面を郵送での回収 → FAXより遅く、負担は解消せず
- 書面を私が回収 → 移動まで加わり、かえって負担増加
- お客様にご対応いただく → どうする!?
お客様だけでなく、周りの状況に注目してみると、
- 家族や従業員・スタッフが対応できる
- スマホを利用してる
といった点が見つかります。
スマホを「電話」ではなく、「カメラ」と「メール」利用の端末
ととらえ直してフォローにつなげます。
前述のFAX番号を照会されたお客様とのやりとりも
普段はメールで行っています。
あと一歩です(笑)。
FAXフォロー 改善は現状から探る!
普段から顔の見えるお付き合いでは効率化は二の次
といった面があります。
柔軟な対応ともつながる面です。
機械的な対応以上を期待する・提供する上で無視できません。
反面、ちょっとしたやりとりまでも非効率になると、
肝心の仕事や費用へのしわ寄せがでてきます。
効率も非効率も突発的な事態よりも日常の積み重ねの結果です。
FAXくらいのやりとりでもかけ算でとらえると
負担がのしかかることが想像できます。
現状の環境からできる改善を探っていくことになります。
蛇足
アイキャッチ画像は「リトル(御朱印 石川県小松市)」です。
チョコレートがコーティングされたおまんじゅうです。
紅白・チョコ・抹茶のカラーがあり、贈答用でも定番のお菓子です。
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