ペーパーレス化 ゴールより前進
ゴールの設定も段階的にやっていきましょう。
タブレットペンと新入りのボールペン。
ペーパーレス化 オフラインでもオンラインでも
日記でも個人的な備忘録でも、外部の組織を前提とした書類でも、書類(広い意味でのドキュメント)の作成ではペーパーレス化を前提としたいところです。
ペーパー、紙という媒体は 取り扱いに慣れています。
しかし、検索性やデータの加工という点では致命的なほど障害になります。
資料を死蔵しない、利活用するならペーパーレス化の工夫は必須です。
まず、スタートや入口の段階で「紙化」しないように、データで取り扱うようにしたいところです。
どうしても紙化することになっても、紙を資料作成のゴールにすることは回避しておく必要があります。
ペーパーレス化 PDF 化はゴールじゃない
ペーパーレス 化というと、セットでとりあげられるものがデュアルディスプレイやタブレット、そして PDF です。
ペーパーレス化といってもメディアの表示は必要なので、補助的なツールとしてのデュアルディスプレイやタブレットという機器が必要になります。
一方 PDF は、現状でのペーパーレス化の手段という位置づけです。
あくまでペーパーレス化の手段であって、PDFの利用はゴール(目的)ではありません。
PDF では OS などの環境に左右されない利便性があります。
しかし、PDF ではデータをシームレスに利活用する点においては障壁があります。
見方を変えると、PDF を利用する状況は紙を利用した業務を前提としているという点で過渡的なツールともいえます。
たとえば、申告書を PDF 化してタブレットでチェックを入れるという処理スタイルも、紙を前提とした業務のあり方をデジタル風に置き換えているだけといえます。
ペーパーレス化がデータの利活用を目指すなら、 PDF 化はゴールではなくあくまで手段です。
ペーパーレス化 ゴールは決められないので、まず前進
PDF 化はペーパーレス化はゴールではありません。
とはいえ、業務の着地地点を自由に設定できる環境ばかりではないので折り合いをつける必要もあります。
税務申告では、個人所得税は国税庁の e-taxによる電子申告 でペーパーレス化に至っています。
一方、法人税では 電子申告が義務付けられてきたとはいえ、実態としては受付がデジタル化されているに止まっています。
言い換えると、表面的には紙を PDF 化するというペーパーレスに見えますが、本質的な点ではペーパーレス化の途上といえます。
ペーパーレス化は個々の努力だけでは済まないという点では、参考になる例です。
完全な仕組みを単独で作ることは困難ですが、 システムや環境の完成以前にできることを進めておく方が、 一見遠回りでも効率化につながります。
蛇足
PDF ファイルという形式自体が過去の遺物になる日も来るんでしょうか？
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