コミュニケーションツールを整理しておく
便利さに振り回されないように先回りしましょう。
残念なコミュニケーション。
コミュニケーションツール 自分が使うものを確認しておく
ひとりであろうと組織に所属していようと、仕事を進めていくうえでコミュニケーションは不可欠です。
コミュニケーションが対面のみということはありえないので、 ツール(手段)も確認しておく必要があります。
コミュニケーションの相手とも折り合いをつけつつ、自分に有利なツールを利用したいところです。
時間や状況、環境に応じて使い分けていく必要があります。
対面でのコミュニケーション別にした場合、以下のツールが考えられます。
・メモ
・電話
・ファクス
・郵便
・ メール
・チャット
・ビデオ会議
すべてのツールを同じ頻度や水準で使う必要はありません。
むしろ使わないツールを決めておくことで余分なストレスや手間が減ります。
私の場合は、ひとりでの仕事なのでメモは不要、電話は緊急時に携帯電話(固定電話なし)、ファクスは未利用、メールは適宜、チャットは未利用、ビデオ会議は適宜といったところです。
コミュニケーションツール 使う相手を考える
コミュニケーションは双方向でのやりとりなので、ツールも相手方のことを考えなければなりません。
とはいえ、まず自分の状況や仕事の進め方を 付き合う方に示しておくと仕事は進めやすくなります。
コミュニケーションはツールの選択も大切ですが、選択したツールを使うタイミングや状況も重要です。
会計事務所に勤務していたころのお客様で、青果の卸売業をされていた方がいらっしゃいました。
早朝(未明？)からの業務をされていたので、会計事務所の勤務時間とはずれがありました。
たまたま午後に私が訪問したときには、 経理担当者の方にとっては「夜中」のような状況だったので恐縮してしまいました。
コミュニケーションをとるタイミングやツールをあらかじめ整理しておくことで、不用意な誤解は避けることができます。
コミュニケーションツール 手段に振り回されないようにする
リモートワークが推奨されて、不要な移動が削減されて生産効率が上がるという考え方があります。
その一方、リモートワークでのコミュニケーション不足を埋めるためにビデオ会議を活用するという考え方も強まっています。
ZOOM(ズーム)を始めとして便利なサービスはあるのですが、問題はツールの使いすぎです。
削減された移動時間が、不必要なビデオ会議で埋められているというのでは元も子もありません。
ツールをどう使うかというよりも、何のためのコミュニケーションかという整理が大切です。
蛇足
コミュニケーションツールは放っておくと増える一方です。
意図的に減らさないと対応に追われて、かえって不便になります。
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