ペーパレス まずPDF化から

ペーパレスのきっかけでした。

1ペーパレス 大量の資料の波から脱出
2ペーパレス 利用と活用
3ペーパレス PDF化の後

ペーパレス 大量の資料の波から脱出

以前大量の図面資料を取り扱う仕事をしていました。
書棚でたとえると数脚分の資料で、しかも手書きでした・・・

大量かつ手書きという面からでも気の重い状態でしたが、取り扱っていた業務が他の地域に移管されることになり問題となりました。
大量の紙資料を取り扱うことは人手と場所を消費する点から忌避されたということです。

結局、図面を複合機でスキャンしてPDF化するという方針で解決することになりました。
(それでも数か月かかりましたが)

私が関わった仕事の場合は、紙資料での業務移管が困難という若干風変りなペーパレス導入のきっかけでした。

より一般的にはペーパレス化は、資料のデータ化や利用と活用を目指すものです。

ペーパレス 利用と活用

ペーパレス化は単なる紙資料の削減としてとらえるのは、十分ではありません。

資料や書類をデータとしてみるなら、ペーパレスはデータの利用と活用のための手段になります。

言い換えると、ペーパレス化されていないデータでは利用と活用に支障を生じさせることもあります。
紙の資料を見ながら、あらためてパソコンに入力するということを想像していただければわかりやすいでしょう。

データの利用と活用を前提として、手間を省く、効率化をすすめる、生産性を高めるならばペーパレス化は必然の選択になります。

ただし、すべての資料や書類のデータをペーパレス化した場合でも利用や活用の手法はまったく同じではありません。
テキストデータならば、比較的単純にデータとして利用や活用ができます。
一方、私の関わった図面資料(設計の資料でした)はPDF化でのペーパレス後の利用と活用での工夫が必要でした。

ペーパレス PDF化の後

PDF化した後の図面は、図面資料自体を保持しつつ、新たに情報を追加する必要がありました。

つまり、PDFファイルの閲覧だけでなく、ファイルの元の状態とは別とわかる情報の追加をする必要があったわけです。

このときに、「PDF-Xchange Editor(利用当時はViewer)」を利用しました。
フリーソフトです。「窓の杜」で入手できます。

閲覧に加えてファイルに簡単に書き込みができるので便利です。
書き込みといっても、元データそのものの編集ではなく、たとえるなら資料の上にラップを敷いてその上に書き込みをするようなイメージです。
下図は国税庁から入手した資料に書き込みをしたものです。

PDF資料は日常的に使いますが、閲覧のみの利用が多いと思います。

参考にしてください。

 

蛇足
手書きの図面資料は、「工芸品」ともいえる細かな図面でした・・・

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