あっという間のGoogle ドキュメント @マーク・議事録・共有も!

Google ドキュメントは資料の作成と共有のアプリです。
ワープロ機能もあります(笑)。


革新的なのに地味な登場

Google ドキュメント 役割が変わった!?

パソコンで使うソフトやアプリでは、

  • ブラウザ
  • 業務用専門ソフト
  • オフィスソフト

といったところです。

私はブラウザではGoogle Chrome を使っています。
(職場がブラウザChromeならショートカット・拡張機能・ストレージ・ハードも整える!)

業務用専門ソフトとしては以下が中心です。

  • 会計ソフト
  • 税務申告ソフト

オフィスソフトでは「Microsoft 365」を使用しています。

Excel や PowerPoint の利用が中心です。

税務会計の業務ではWord を使うことはそれほど多くありません。

Microsoft 365と同じようにGoogle のオフィスアプリも利用しています。
(「.new」でGoogleもオフィスもPDFもショートカット!)

基本的な利用はMicrosoft365と変わりません。

しかし、Google ドキュメントの機能が更新されたことで、
利用の違いが明確になりました。

Google ドキュメントは、

  • 議事録作成
  • 資料共有や配布

といったことの効率化につながるツールとなりました。

 

Google ドキュメント カレンダー・メールとも連携

現在Google ドキュメントで新規文書を作成しようとすると、
「@(アットマーク)」が表示されています。

半角で@を入力すると、入力できる内容が表示されます

たとえば、「会議」を選択するとGoogle カレンダーに
入力済みの予定が提示されます

予定を選択すると、議事録の作成画面が表示されます

必要な内容を箇条書きで入力していけば議事録が完成します。

Google ドキュメントなので音声入力も可能です。
(ショートカットは、Ctrl+Shift+Sの同時押しです)

@を起点にしてテキストデータの編集を進めることもできます。

Google ドキュメント 共有・コピー配布・閲覧

会議や打ち合わせの議事録は、

  • 共有
  • 配布
  • 閲覧

といった利用が考えられます。

Google ドキュメントがワープロアプリというよりは、
テキストデータの利活用のツールといえる面が際立つのは
上記の利用で効率的だからです。

「共有(画面右上)」からファイルの共有が選択できます。

権限の設定をすることも可能です。

また、作成したファイルのコピーを配布するなら下記のように
URL の末尾を「/copy」にすればOKです。

ファイルの閲覧だけを認めるのであれば、「/preview」とします。

議事録や会議録は記録として必要だけれど、
作成や配布などに時間をかけたくありません。

Google ドキュメントの「@」からのスタートがおすすめです。

 

蛇足
上記の内容をすぐに試してみたい方は、
「Ctrl+T」→「Ctrl+L」→「doc.new」です。

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