あっという間のGoogle ドキュメント ＠マーク・議事録・共有も！
Google ドキュメントは資料の作成と共有のアプリです。
ワープロ機能もあります(笑)。
革新的なのに地味な登場
Google ドキュメント 役割が変わった！？
パソコンで使うソフトやアプリでは、
- ブラウザ
- 業務用専門ソフト
- オフィスソフト
といったところです。
私はブラウザではGoogle Chrome を使っています。
(職場がブラウザChromeならショートカット・拡張機能・ストレージ・ハードも整える！)
業務用専門ソフトとしては以下が中心です。
- 会計ソフト
- 税務申告ソフト
オフィスソフトでは「Microsoft 365」を使用しています。
Excel や PowerPoint の利用が中心です。
税務会計の業務ではWord を使うことはそれほど多くありません。
Microsoft 365と同じようにGoogle のオフィスアプリも利用しています。
(「.new」でGoogleもオフィスもPDFもショートカット！)
基本的な利用はMicrosoft365と変わりません。
しかし、Google ドキュメントの機能が更新されたことで、
利用の違いが明確になりました。
Google ドキュメントは、
- 議事録作成
- 資料共有や配布
といったことの効率化につながるツールとなりました。
Google ドキュメント カレンダー・メールとも連携
現在Google ドキュメントで新規文書を作成しようとすると、
「＠(アットマーク)」が表示されています。
半角で＠を入力すると、入力できる内容が表示されます。
たとえば、「会議」を選択するとGoogle カレンダーに
入力済みの予定が提示されます。
予定を選択すると、議事録の作成画面が表示されます。
必要な内容を箇条書きで入力していけば議事録が完成します。
Google ドキュメントなので音声入力も可能です。
(ショートカットは、Ctrl+Shift+Sの同時押しです)
＠を起点にしてテキストデータの編集を進めることもできます。
Google ドキュメント 共有・コピー配布・閲覧
会議や打ち合わせの議事録は、
- 共有
- 配布
- 閲覧
といった利用が考えられます。
Google ドキュメントがワープロアプリというよりは、
テキストデータの利活用のツールといえる面が際立つのは
上記の利用で効率的だからです。
「共有(画面右上)」からファイルの共有が選択できます。
権限の設定をすることも可能です。
また、作成したファイルのコピーを配布するなら下記のように
URL の末尾を「/copy」にすればOKです。
ファイルの閲覧だけを認めるのであれば、「/preview」とします。
議事録や会議録は記録として必要だけれど、
作成や配布などに時間をかけたくありません。
Google ドキュメントの「＠」からのスタートがおすすめです。
蛇足
上記の内容をすぐに試してみたい方は、
「Ctrl+T」→「Ctrl+L」→「doc.new」です。
今週のスタエフ
＜ご案内＞
■林友範税理士事務所
■災害と税金の情報
