電話からの脱却のとっかかりとは？
スマホとパソコンをつなげる！

最初の一歩が残念でも、リカバリーはできます。

ついでに期待する路線への変更も進めていきます。

電話から脱却　話が噛み合わない

正論の表明と現実の展開がバッティングすると、■×%▲◎▼となります(笑)。

たとえば、税務当局との対応。

デジタル化の「促進」を掲げている当局の正論の表明は
効率化の観点から私は賛成です。
　(税理士がICT化推進に賞味期限はあるのか？)

一方で、メールでのやりとりすら進められない現実があります。

e-Taxを別にすると、電話や郵送でのやりとりが続きます。

こうしたアナログ対応は税務関連事業でも影響しています。

その一つとして「記帳指導」が挙げられます。

私は税理士として記帳指導に参加して、参加者と連絡をとりますが、
依然としてスタートは電話となっています。

記帳指導の事前情報に電話番号と住所しかないためです。

電話から脱却　メッセージが糸口

記帳指導の参加者に電話をすると、

• 電話がつながらない
• 電話に出てくれない
• 知識や理解の差があり会話が進めにくい

といったデメリットが印象に残ります。

マズイことに私は初対面の方相手に話し上手とは言えません(笑)。

そうした理由もあり、私は最初の電話では、

• 記帳指導の担当者であること
• 事前のアンケートをとりたいこと
• メールアドレスをいただきたい

といった要件のみお伝えしています。

とりわけメールアドレスの確認を重視しています。
　(とりあえずメール送ります！が不可欠な理由とは？)

とはいえ、電話口で長々とメールアドレスを伺っても、

• 聞き取りミス
• 誤入力

と冴えない結果もありえます。

私は現状、「ショートメール」での返信をお願いしています。

ショートメールはスマホで利用するツールですが、パソコンでも利用できます。
　(「PC版　メッセージ」で検索)

アプリとしては「メッセージ」となります。

上記3「PC版メッセージ」にアクセスすると、下記のような画面が表示されます。

アクセスが完了すると、パソコンでもショートメールが利用できます。

送られてきたメールアドレスの利用も扱いやすいはずです。

電話から脱却　アンケートで路線変更

メールアドレスが確認できれば、

• データのやりとり
• 日程調整の効率化
• ペーパーレス化
• オンライン会議

といった効率化につなげられます。

Googleフォームで事前にアンケートをお送りして、
回答により準備を進めることも可能になります。
　(Googleフォームで面談を効率化してみる！)

電話だけでのコミュニケーションでは支障をきたしますが、
リカバリー次第で路線変更も可能です。

地味なショートメールも軌道修正に役立ちます。

 

蛇足
郵送は定番の業務手段ではありますが、

• 書類の準備(印刷・封入)
• 配達時間
• 郵送コスト

と足かせ要因があります。
私の住んでいる石川県内での郵便でも、
木曜日投函で月曜日配達の現状があります。
配達時間が想定以上に必要だったりすると、
速達などの追加コストもかかります。
デジタルでの効率化が有利になる一例です。

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