Googleフォームで面談を効率化してみる!

もたもたするのは性格だから仕方ない、と諦めあきらがちです。
ツールやテクニックの試行錯誤の出番です。

Googleフォーム 性格で諦めたくない!

「目から鼻に抜ける」という表現があります。

  • 理解が早い
  • 頭の回転が速い
  • 如才ない

残念なことに私は「鼻づまり」気味です(笑)。

何かにつけてもたもたしてしまいます。

たとえば、面談や打ち合わせ。

面談での想定や準備はしているものの、手際はパッとしません。

手際の悪さを振り返ってみると、

  • メモをとることに時間をとられている
  • 想定していた質問が漏れている
  • 想定が一方的になっている

と残念な点が浮かび上がります。

性格を改めて、キチっと準備しておくといった対策は
失敗の先送りになりそうです。

残念な面談を改善かつ効率よくするために、
Google フォーム」を使う選択肢があります。

Googleフォーム 事前の想定と準備

Google フォームはGoogle アカウントがあれば利用できます。

アンケートなどを作成できるサービスです。

面談や打ち合わせの前に作成したフォームを相手に送って回答してもらい、
事前準備に役立てることができます。

まず、フォームを作成する前にフォームを格納するフォルダを作成します。

作成したフォルダよりフォームを作成します。

「新規」→「Google フォーム」より作成開始です。

フォーム右側のツールバー「+」より質問項目が追加できます。

「ラジオボタン」は特定の項目を選択してもらう際に利用します。

「チェックボックス」であれば複数の項目を選択できます。

上記以外にも、

  • 記述式(短文)
  • 段落(長文)
  • プルダウン

といった項目が作成できます。

プレビュー(右上の「目」のアイコンから実際のフォームが確認できます。

なお、タイトルがファイル名として自動保存できる仕組みとなっています。

回答者がフォームへの回答→送信と済んだ後のメッセージも設定できます。

「設定」タブよりメッセージが設定できます。

回答といった協力を求めるので、メッセージがあると
ぶっきらぼうな印象を避けられそうです。

作成したフォームは「送信」よりメールで送ることができます。

フォームのURLを短縮→コピーをして配布・メール送信も可能です。

フォームに回答・送信されると、下記のように「回答」に記録されていきます。

送られてきた結果はスプレッドシートでまとめることができます。

準備する項目の確認を一覧できます。

Google フォームでの回答が自動で転記される点が効率的で魅力です。

Googleフォーム フォローと更新

Google フォームを利用しての面談や打ち合わせ準備は、
残念な性格を補う手段になります。

とはいえ、フォームの利用が問題解消とは言い切れません。

  • 想定していなかった問題
  • 予想と現実との違い
  • 回答から面談までの変化

といった事項はフォームでは吸収しきれない問題です。

Googleフォームを利用した面談前の照会フォームは、
事後的に更新していくことも必要になりそうです。

Googleフォームを利用した面談の効率化は、
一足飛びではありませんが期待できる解決策です。

 

蛇足
「テーマをカスタマイズ」よりデザインも変更できます。

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