長文のWordファイルとどう付き合うか？
機能があれば魅力もあるか？
手段や方法は出揃っています。
だからといって期待する成果と一致するかは
別問題だったりします。
長文Word 取り扱わない？
税理士業は広い意味で事務職です。
事務職の採用では、「オフィスソフト」の運用能力が期待されます。
とくに強調されるソフトは以下の２つです。
- Word
- Excel
どちらも定番のソフトでもあり、事務処理で事実上の標準ソフトです。
とはいえ、現実の使用では偏りがあります。
使用頻度では、Word:Excel＝1:10ほどの大差です。
また、Wordでのアウトプットといっても税理士業では、
長文での文章のみの作成の機会は多くありません。
そうした背景もあり、Wordの利用や操作は後回しになりがちです。
長文Word デジタルデータとして扱える
Wordでの長文の文章の作成機会は多くありませんが、
一方で「利用」する機会は少なくありません。
「利用」という表現には違和感を感じるかもしれませんが、
- デジタルでのテキストデータ
とWordファイルをとらえると妥当な味方と言えます。
外部の組織で作成されたファイルを、
- 参照
- リサイクル
といった利用をする機会があります。
「消費税の仕入税額控除制度における適格請求書等保存方式に関するQ&A」
といったインボイス制度では無視できない資料があります。
(「インボイス Q&A」で検索)
PDFファイルをWordに変換すると、A4で180枚とボリュームもあります。
文章として「読む」というアプローチだけでなく、
デジタルデータとしての「利用」が有効です。
まず、「検索」。
定番の利用ですが、データの確認の漏れを防げます。
Wordではデータを参照する利用方法として、
- 「挿入」タブ‐リンク・ブックマーク・相互参照
- 「参考資料」タブ‐索引
といった機能が用意されています。
上記の機能の使い方は、ググってください(笑)。
私は試してみましたが、継続の利用は見送りました。
長文Word 閉じる必要があるか？
上記の機能はWordファイル内のデータの閉じた利用では魅力です。
反面、私のテキストデータを「利用」するアプローチとは、
ちょっとズレが感じられました。
積極的なアウトプットの材料としての利用には物足りない
印象が残りました。
デジタルデータの利用や運用は本来魅力的ですが、
アウトプットにつながるかどうかが判断の分かれ目です。
機能が魅力的でもファイル内での完結性が強いと、
別のアプローチを検討することがベターに思えます。
後日の課題が一つ増えました(笑)。
蛇足
アイキャッチ画像は散歩中に見かけたカモです。
2023年(令和5年)は例年にない早さで稲刈りが進んでいます。
稲刈りの後はカモなどの鳥の「お食事会」が
盛大に開催されています
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