確定申告の資料収集を効率化する！
アンケートとチェックリストを併用！
手抜きはできませんが、手数を減らせます(笑)。
手数を減らして、お互いの負担を軽くすることに魅力があります。
収集も効率化 バタバタの実態
「年末年始」と一括りにされる時期といっても印象は正反対です。
ノンビリした「年始」に比べて、「年末」はバタバタします。
「年末」という名の締め切り効果が働くからかもしれません。
税務会計サービスでは確定申告の対応、とくに「年一」の場合、
バタバタした状況が続きます。
過大な会計処理に圧倒されることよりも、
- 必要資料の収集
- お客様との確認や打ち合わせ
といったやりとりで時間を要します。
個々のやりとりは短時間で済んだりする軽微であっても、
積み重なるとバタバタした状態が続くことになります。
効率化してやりとりの負担を減らす余地がみえてきます。
収集も効率化 アンケートとチェックリスト
確定申告の資料収集の効率化は税理士にとって毎年の課題です。
お伝えする内容や資料は税理士にはみえています。
一方、お客様は理解や記憶が個々の方で違いがあります。
税理士→お客様といった一方通行でのやりとりでは完結しません。
税理士が熱心にチェックリストを作り込んだとしても、
お客様にとっては「何これっ？？？」かもしれません(笑)。
私は確定申告の受付では、
- 申込時の簡易なアンケート
- 資料依頼時のチェックリスト
と段階的に情報を整理するようにしています。
以下は主に事業所得での依頼に焦点を当てています。
まず、ウェブサイトの申し込みフォームにアンケートを用意しておきます。
WordPressのプラグイン「Contact Form7」を利用します。
お申し込みいただいてからヒアリングする工程がスキップできます。
事業所得の確定申告では大半の必要資料はお客様に共通します。
チェックリストをお送りして、資料を準備していただければ済みそうです。
とはいえ、確定申告に不慣れな方にとっては必要と不要の区別は厄介です。
初回の面談時に準備しておいたチェックリストで私が必要分を確認して、
お伝えすると余分なやりとりが生じません。
私はExcelでチェックリストを作成しています。
必要な資料をプルダウンで「◯」を選択しておきます。
不要な資料には「‐」を選択して、表示の色が薄くなるように設定しています。
設定は以下の２段階です。
- プルダウンの設定
- 条件付き書式の設定
プルダウンはExcelの「データ」タブ‐「入力規則」より設定します。
- 「入力値の種類」‐「リスト」
- 「元の値」‐ カンマ区切りで記号や文字列
「プルダウン」ではなく「チェックボックス」を利用する選択肢もあります。
2023年(令和5年)12月時点では「開発」タブからの利用となっていますが、
今後のバージョンアップで「挿入」タブからチェックボックスが利用できるようです。
ちょっとした違いですが、いずれ見直すかもしれません。
次に「条件付き書式」を利用して表示にメリハリをつけます。
「ホーム」タブ‐「条件付き書式」より設定します。
- 「ルールの種類」‐「数式を使用して、書式設定するセルを決定」
- 「ルールの内容を編集」‐「＝＄対象列＝"-"」 ← 「‐」を選択したときに表示を変更
- 「書式」より文字の色を選択 ← 薄いグレーを選択
シンプルですが必要な資料をわかりやすく表示できます。
収集も効率化 時間の密度を高める！
「効率化」が自己目的化してしまうと残念です。
確定申告での資料収集のやりとりを効率化する理由は、
- 限られた時間での密度を高める
といった目的があります。
ご依頼される方にとっては申告期限での申告だけでなく、
納税額の早期の確認に期待が集中します。
バタバタしたやりとりを減らすことで実益につながります。
手段やツールの組み合わせに魅力があります。
蛇足
オンライン・デジタルでのやりとりに抵抗を感じる方がいらっしゃいます。
一方で、パソコンの利用が教育の現場では日常的となっています。
冬休みを前にした高校生の帰宅姿をみかけると、転換点が迫っている印象があります。
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