消耗品は金額も利用パターンも確認しておく ついでにNotionを使ってみる

順調に手を広げています(笑)。

消耗品 金額の把握だけでは不十分

気に留めるか、留めないか。

売上や仕入・外注費・人件費・家賃、どれも気に留める勘定科目です。

金額も大きく、事業上不可欠なことが明らかな取引です。

それに対して、消耗品。

必要だから消耗する。
金額の重要性から考えて検討は後回し。
領収書とレシートは保管しよう。

以上、か?

消耗品の税務会計上のチェックは、機械的なケースが一般的です。

チェック内容は、
・領収書やレシート
・取引内容 ← 固定資産に該当しないか
・消費税の課税区分
・計上金額の推移
と簡潔です。

架空の経費や計上金額のミスがあると、経営成績や課税に影響します。

しかし、従来通りの計上額や内容だと、あまり気に留めません。

消耗品 消耗しているのは時間と労力かも!?

消耗品を気に留めない、
言い換えれば、惰性での利用に鈍感なことに気付かない、とも言えます。

金額だけをみれば問題はないかもしれません。

とはいえ、そうした鈍感な惰性が時間や労力の消耗に響いているかもしれません。

たとえば、紙の利用。
紙を利用することで、紙代・複合機やプリンターのランニングコスト・ファイルを消耗します。
紙資料の保管スペースを消耗しているかもしれません。
紙資料の出力と保管は人手が必要です。

消耗品という勘定科目を漫然とみても、付随するコストや労力の消耗はわかりません。

消耗の見える化の手段がほしいところです。

消耗品 利用パターンをNotionで見える化

消耗品の利用パターンを見える化する仕組みを考えます。

見える化に必要な要素は、
・消耗品名
・使用開始時期
・使用完了時期
・金額
といったところでしょうか。

表計算ソフトがあれば管理できそうです。

といいつ、今回は「Notion(ノーション)」の利用を検討してみます。

表計算ソフトが不十分なのではありません。

Notionの利用と消耗品の見える化の相性が良さそうだからです。

相性の良さとは、以下の内容です。
・オンラインサービスでの情報の保管
・複数のタグをつけられることで、検索が容易
・入力インタフェースが直感的
・情報の付加が容易

Notionはオンライン上で利用できるクラウドサービスです。

今回は、私の日用消耗品の見える化での利用をご紹介します。

サイトにアクセスして、Gメールで利用を開始します。

個人利用で進めます。

画面左のNew Pageより新規作成です。

表形式で管理したいので、入力スタイルでTableを選択します。

列ごとに入力したい項目を設定します。
「使用開始」や「終了」は日付をカレンダーから選択することも可能です(下図参照)。

さらに、消耗品の分類にタグをつけます。
複数のタグを同じ消耗品につけられます。
使用が終わった消耗品にDONEとタグをつけることで、使用履歴がわかりやすくなります。

情報を追加したい場合は、OPENより編集が可能です。

消耗品の見える化は、惰性をほったらかしにしないための歯止めです。

利用の金額だけでなく、利用頻度や関連するコスト(時間も労力も)に鈍感にならないための手段です。

見える化の結果、利用を維持・減らすだけでなく、取り止めることにつなげます。

業務スタイルが変わる可能性もありえます。

 

蛇足
Notionは機能過多です。
2021年には日本語化でのサービス展開のようです。

 

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