ペーパーレスを自己目的化しない！
思考・コミュニケーションツールとデータ利用を分ける！
「ペーパーレス」の必要性は耳タコかもしれません。
書類の束を「白い悪魔」と呼んで憚らないのであれば
むしろ口うるさい側にいるとも言えます。
一方、紙の使用自体を悪魔化するとかえって非効率
という皮肉もありそうです。
失敗ではなく演出効果
紙か悪魔か ペーパーレスは推進一択！
税務会計処理に限らずペーパーワーク、書類を扱ってみると、
必ずと言えるほどペーパーレスの重要性を痛感します。
大量の紙を扱うことは、
- 保管の工程・事務用品の備え付けが不可欠
- 保管の場所の継続的な確保
- 検索の煩雑さが不可避
といった厄介な不利益とつき合わざるを得ないことになります。
書類の保管で床が抜ける・腰を痛めるといった事態は
大量の紙を扱う不利益のリアルなマイナス面です。
他方、「紙」といった媒体を否定する、排除すべき
といった悪魔化してしまうとかえって非効率となります。
紙か悪魔か 排除対象なのか？
税理士業でお客様と面談する際に資料やパソコンを並べて
応対する機会は日常的です。
応対する過程で説明を追加したり、課題をメモする
といったこともよくあります。
ペーパーレスを徹底するのであれば、
- 1台のパソコンを円滑かつ徹底的に利用する
- デジタルでメモをとれるハードを別途利用する
といった選択肢が想定できます。
不可能ではありませんが、
- 1台のパソコンをバタバタと扱う煩雑さ
- 別途ハードを抱える負担
とそれぞれ残念な面があります。
ペーパーレスはコストの削減やデータの効率的利用
では重視すべきですが、紙排除と同一ではありません。
紙か悪魔か 使い分ける！
ちゃちゃっと書き込めてコミュニケーションできるツール
という点で紙の利用には魅力があります。
思考やコミュニケーション、検討の「過程」で紙を利用する
と紙の利用の有効性が実感できます。
ただし、紙の利用後の放置・堆積は悪魔化につながりもします。
資料やデータとしての「ゴール」とも言える保管や利用では
ペーパーレス化の出番となります。
紙(アナログ)とペーパーレス(デジタル)を対立させるよりも
適切な使い分けをすることが本末転倒にならない対応です。
あえて紙を使う、限定的に利用する割り切り方をすることで
ペーパーレスの有効性と妥当性がはっきりします。
蛇足
アイキャッチ画像は和菓子の定番「黄身しぐれ」です。
表面のひび割れは失敗ではないところが面白いお菓子です。
定番のお菓子ですが、ボロっと崩してしまいがちで(笑)、
毎度注意しながら食べています。
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