Googleで作ったファイルの共有はURLからでもOK! コピー・閲覧・テンプレ・PDF

データの利活用が魅力です。


共有されている柿

Google ファイル 手軽で便利だけでは残念

Google のオフィス系アプリ「ドキュメント」・「スプレッドシート」
「スライド」は年々使用頻度が上がっています。

私は当初Google のオフィス系アプリを、

  • 無料で使える
  • 自動で保存される
  • Microsoft Office と互換性がある

といった点に魅力を感じていました。

Microsoft Office を保管するおまけという印象でした。

現在、上記のような見方は否定していませんが、
残念なとらえ方だと思っています。

Google のオフィス系アプリは、ファイルの作成だけでなく
「共有」に魅力があるからです。

Google ファイル コピー・閲覧・テンプレ・PDF

Google スプレッドシートで作ったファイルは簡単に共有できます。

たとえば、下記のようなファイルを作成した場合。

「共有(画面右上)」→「リンクの取得」より共有が設定できます。

編集の権限を変更することも可能です。

さらに「共有」をコピー・閲覧・テンプレートの利用
PDF を共有に分けて利活用することもできます。

ウェブアプリらしくURLの変更より利用可能です。

いずれもファイル URL の末尾「edit」以下を変更します。

ファイル作成後、URLをコピー(Ctrl+C)→新規タブ挿入(Ctrl+T)→URL貼り付け(Ctrl+V)から
URL末尾を変更します。

コピーURL 末尾を「copy」に変更します。

閲覧
URL 末尾を「preview」に変更します。

テンプレートとして利用
URL 末尾を「template/preview」に変更します。

「テンプレートを使用」より編集が可能になります。

PDF化
URL 末尾を「export?format=pdf」に変更します。

URLの変更ではなく、通常のPDF化であれば「ファイル」→「ダウンロード」→「PDF」
での操作も可能です。

Google ファイル 作ると活用するを並行させる

かつてパソコンでファイルを作成するメリットは
作成後いくらでも修正・編集できることでした。

ファイルをデータとして利活用するという面は
弱かった印象です。

「共有」して利活用するという発想は、ウェブ・オンライン
環境が常態化していることの成果といえそうです。

ファイルの作成だけでなく、データを共有して利活用するという
仕事の仕組みの変更もありですね。
(あっという間の Google ドキュメント @マーク・議事録・共有も!)

 

蛇足
アイキャッチ画像の柿はちょっとわかりにくいのですが、
明らかに食べられた形跡がありました。
人間以外(カラス?)との共有でしょうね。

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