Googleドライブの検索オプションを使ってますか？
「検索」というと知ってて当然のスキルのようですが、
見逃していることも多いかもしれません。
Google ドライブ検索 ストレージアプリ！？
風が吹けば桶屋が儲かるといったことわざがあります。
現代風に言い換えると、
- オンライン手続きをするとクラウドストレージを利用する
となるかもしれません。
オンラインでの手続きは、
- ペーパーレス化とつながり
- デジタルファイルをやりとりするため
- 機器に依存しないクラウドストレージを利用する
といった流れと相性が良さそうです。
GoogleドライブはGmailと同じGoogle のサービスなので、
利用しやすいクラウドストレージといえます。
「ストレージ」ということでデータの記憶装置
という印象ですが、ちょっと誤解です。
Googleドライブはストレージ機能のあるウェブアプリともいえます。
(GoogleドライブのOCR機能を使うコツとは？)
Google ドライブ検索 オプションがどっさり
Googleドライブに魅力的な機能はありますが、
ストレージとしての利用が欠かせません。
効率的な利用で欠かせないのは「検索」です。
Googleドライブではキーワードの検索以外でも絞込みができます。
「ドライブで検索」にカーソルをもっていくだけでファイルごとに絞り込めます。
たとえば、PDFを選択すると該当ファイルが表示されます。
さらに「検索オプション」より検索の設定が可能です。
検索を指定できる項目が多数ありますが、すべてを指定する必要はありません。
たとえば、「種類」だけを指定することもできます。
「オーナー」といった検索手段があるのはファイルの共有を利用しやすい環境ならではです。
検索はファイル作成の事後的な処理ですが、ファイル作成時に検索しやすい工夫も可能です。
作成したファイルを右クリックすると、下記のような選択が可能です。
「プレビュー」→「詳細」よりファイル検索のための「説明文」を加えられます。
ファイル名以外のキーワードを説明文に入力します。
「やりたいこと」でファイル検索が可能になります。
「説明文」以外では「スターを追加」が検索性を手軽に高められます。
Google ドライブ検索 デジタルは検索とセット
デジタルのファイルを利用していると紙資料からの解放感が実感できます。
反面、デジタルのファイルは検索できなければ死蔵しがちです。
パソコンのローカルストレージであれ、Gmailであれ、Googleドライブであれ
検索を効率よくできる仕組みを知っておくことがおすすめです。
(ファイル検索はサクサクと！ WinPCファイルはEverythingで検索)
(Gmailで削除していないのにメールやメルマガが行方不明！？)
ファイルやデータを探す時間だけでなく、うっかり再度作成するといった
残念なロスを防げます。
蛇足
かつてフロッピーディスクを何枚も調べる羽目になったことがあります(笑)。
21世紀生まれの方には想像できないでしょうね。
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