GoogleドライブのOCR機能を使うコツとは? 電子化からデジタル化へ

機能だけではなく利用の準備も大切です。

ドライブOCR 情報を電子化で止めない

昭和の時代より「現代は情報化社会」と言われています(笑)。

情報発信するデバイスもチャネルも広がっているので、
情報が無尽蔵にある印象です。

情報が紙などのアナログだと収集しても保管や利活用で制約があるので、
PDFに変換するなどの電子化がなされています。

物理的な圧迫感は減りますが、電子化で止まってしまうと
パッとしません。

デジタルのデータとして活用できる状態まで変換する必要があります。
(ウェブの表は打たずにコピーする Table Captureでデータ化する!)

ドライブOCR 準備から使い方まで

Google ドライブが仕事の起点になることは以前お伝えしました。
(Google ドライブはおまけじゃなく仕事のスタートになります)

情報を電子化した後のデジタル化でもGoogle ドライブが役立ちます。

Google ドライブのOCR機能を使って、電子化→デジタル化につなげます。

OCR(Optical Character Recognition/Reader、光学的文字認識)とは、
画像データからテキスト部分をデータとして変換する技術です。

Googleドライブを使うことで画像やPDFファイル内のテキストを
テキストデータとして扱えるようにします。

変換の対象は、電子化された画像やPDFなどです。

  • ウェブ上より作成したスクリーンショットの画像
  • スマホで撮影したPDFファイル etc

Google ドライブにあらかじめ作業用のフォルダを作っておくと、
処理が進めやすくなります。

OCR機能を使っての電子化→デジタル化の手順は、

  • 対象ファイルをGoogle ドライブにドラッグ
  • ファイルを右クリックして、「アプリで開く」に進み
  • Google ドキュメントを選択する

とシンプルです。

デジタル化したいファイルをドラックします。

下記が電子化→デジタル化の処理工程になります。

画像データがテキストデータとして出力されました。

上記の処理は、一見するとOCR機能を使ったり、デジタル化する工程とは
わからない印象があります。

細かいことは気にしないようにしましょう(笑)。

Google ドキュメントにデジタル化されたデータが出力されていれば
結果オーライです。

テキストデータに変換できてしまえば、いかようにも扱えます。

ドライブOCR データはアウトプットのため

情報もデータも大量に集まる・集められる一方で、
ストレージも拡大しています。

ローカルのハードディスクだけでなく、
クラウドストレージも充実しています。

とはいえ、環境に流されてしまうと大量の死蔵データで
ストレージを埋めるだけです。

デジタルデータとしての活用す手段が利用できれば、
なんとなく情報を集めるだけという残念な状態に
はまりにくくなります。

データを活用、アウトプットとに関わるデータが
もっと大切になります。

 

蛇足
Google ドライブのOCR機能は知る人ぞ知る機能だそうです。
つまり、知らない人は知らない機能(笑)。
知ってしまえば、「そんなことか」なんですが…

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