リアルでの対面を充実させる変更とは？
爽やかな季節になってきました。
ドライブ？、残念ながら事務所への道すがら。
対面をリア充 都会やったらどうするんやろ？
数年前、会計事務所に勤務していたときに、同僚(先輩)とお客様を訪問していました。
いわゆる月次決算のための訪問でしたが、持参していた資料が
・前年度分決算書類一式
・当年度月次試算表などの資料
・給与台帳のコピー
といった両手で抱えるほどのファイルでした。
さらに、ノートパソコンや電卓、文房具も持って行ってたわけです。
同僚氏「林君、田舎は車使えるからいいけど、都会やったらどうするんやろ？」
私「うーん、ペーパーレスにしてるんですかねー？」
同僚氏「それもそうか・・・、でもできるんかな？」
のんびりしたやりとりだったと記憶しています。
移動することや紙資料の取り扱いを変える差し迫った動機がなかった、
ともいえます。
コロナ禍以前は、業務上の応対はリアルでの対面が前提でした。
とはいえ、だからといってリアルでの対面が充実していたかは別問題です。
対面をリア充 残念なリアル対面
冒頭でのやりとりの後で訪れたお客様先では、
・銀行通帳のコピーを入手して内容を確認
・売掛帳と買掛帳の確認
・従業員立替分の経費やクレジットカード決済の確認
といった各種の資料確認と入力の訂正をしていました。
持参した資料からもわかるように、資料＝紙です。
さらに、銀行通帳も紙の通帳のため、時々記帳漏れもありました。
社長が慌てて記帳してくださったこともあります・・・
訪問の準備だけでなく、訪問時でも資料の入手や整理に時間をとられて、
社長や経理担当者と面談する時間はわずかでした。
事務所に戻ってからは、資料の整理と入力に追われるので、
経営に貢献する業務からはほど遠かったといえます。
会計処理が必要で、資料が不可欠といっても、
そうしたやりとりばかりの会計事務所の業務では、
お客様も悶々とされていたかもしれません。
対面をリア充 業務フローを変え間違えない
コロナ禍は直接間接を問わずマイナスの影響です。
とくにリアルでの対面が困難になったり、回避されるようになりました。
コロナ感染拡大を防ぐためですが、このときに業務フローを変えず、
・訪問のために除菌を徹底する
・行列を避けて銀行やATMで記帳する
・資料(紙)を消毒する
といった行動では残念な場当たり策となります。
筋の良い業務フローの変更ならば、
・資料は紙からデータへ
・インターネットバンキングやクラウド会計の利用
・ペーパーレス化とデータの共有
といった選択が可能です。
コロナ禍とは別に、リアルでの対面を充実させるには、
効率化やオンラインサービスの利用、ペーパーレス化が必要です。
蛇足
冒頭でのやりとりの後、東京のど真ん中でペーパーレスと無縁の光景を目にしました。
(極端な状況から考える 紙とスケジュール)
車を利用せず、ペーパーレス化もオンラインサービスも利用しないなら、
頑丈なキャリーケースや風呂敷が必要なようです(笑)。
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