メールは放っておくと不便になる 時間管理の視点

なんでもお手入れは必要です。


どう捌くか?

メールを放っておくと 不便になる理由

メールは、重要なコミュニケーションツールです。

20世紀なら「電子メール」や「e-mail」と表記していました。
今では、断りなしにメールでの表記で誤解されません。

メールのメリットをあげてみます。
 ・電話のように、急な割込みがない
 ・やりとりした内容を目に見えるかたち(文書)で残せる
 ・ファイルなどの付属データを、テキスト・画像・音声・動画で添付することができる
 ・低コスト

メール 無で仕事を続ける環境は、もはや考えられません。

その一方で、設定や使い方の方針が曖昧だと、収拾がつかず、ぐちゃぐちゃ(石川県ならムタムタ)な状態になります(笑)。

メールという デジタルの手段だからぐちゃぐちゃになるわけではありません。

紙の種類やファイルでも、整理が必要になるのと同じです。
(関連:デジタルの5S クラウドを前提にする)

メールを放っておくと 時間がなくなる

メールを放っておく最大のデメリットは、時間がなくなることです。

送られてきたメールを探すことに時間がかかるというだけではありません。

メールに費やす時間やタイミングが曖昧だと、他の仕事の時間がとられるからです。

メールの使い方以前に、コミュニケーション手段の優先順位をはっきりさせておきます。

緊急性の高い場合は電話が有効です。

しかし、ほとんでのやりとりには、メールで済みます。
メールのやりとりでは、処理の時間の余裕を確保しておく方が効率的です。

私の場合、毎日朝食後にメールの確認をしています。

返信が必要な場合は、可能な場合はその場で返信しています。

定期的な時間以外での確認は、意外に時間をとられます。

メールは放っておかない コミュニケーション手段は常に限定的

メールにしろ、電話にしろ、あるいはビデオ会議があっても、万能のコミュニケーション手段はありません。

緊急性(電話)や、効率性・経済性(メール) 、代替手段(ビデオ会議)などの使い分けをはっきりさせておきます。
それぞれの手段の機能の長所を活かすためです。

また、コミュニケーション手段を変更した場合は、後戻りしないことも重要です。

たとえば、書類のやりとりをファクスからメールに変更した後でもファクスを使っていると、手間と確認と保管の上で効率性が落ちます。

手段が増えすぎれば、時間をとられて、かえって不便になります。

コミュニケーション手段は、道具(ツール)にすぎません。

メールやその他の手段も、何かしら制約があり、常に限定的です。

 

蛇足
ひとりでやっている仕事でも、安直にアンケートに応えていると、どんどんダイレクトメールが届いて、後始末に追われます(笑)。

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