デスクワークはPDFの扱い方で大差がつきます！
PDFelementレビュー
仕事は成果や結果が全てです、と言うこともできますが、
時間とコスト、労力を振り返ると大差がついていたりします(笑)。
PDFの取り扱いもそうした差がつきやすい面が目立ちます。
現状の環境に合わせつつ、一歩先を行く選択がベターです。
ガンガン編集して成果につなげる！
目次
PDFで大差がつく ある税理士の日常
税理士の商売道具というと、一般には電卓の印象が強そうですが、
実際にはパソコンが最優先です。
ソフト面に目を向けると、
- 会計ソフト
- 税務申告ソフト
- Excel
- ブラウザ(私はChrome)
といったアプリが目立ちます。
上記以外で、かつ上記のアプリとそれぞれ関連するデータとして
「PDF」の存在が欠かせません。
日常の業務でも、
- メールにPDFファイルのアンケートが添付され、返信する
- ウェブセミナーでの資料がPDFファイルで配布される
- 申告書のPDFファイルをチェックする etc
とPDFファイルを扱わない日はないといっても過言ではありません。
今後もそうした状況は続く、あるいは拡大しそうです。
PDFで大差がつく ペーパーレス化とデジタル
業務の効率化や生産性の向上、働き方改革は「デジタル化」で共通しています。
デジタル化はハンコレス・キャッシュレスにもつながりますが、
「ペーパーレス化」が目立つ取り組みです。
手書きや転記による時間と労力の損失、非効率性からの脱却には
ペーパーレス化が不可避の課題です。
一方で、「書式」や「様式」と紙書類を規格としている現状があります。
電子申告(e-Tax)が拡大している確定申告といっても、
成果物は「申告書」のPDFファイルで確認となっています。
また、ウェブで提供される資料やデータも紙書類をPDF化した状態
といったことが目立ちます。
私が従事している税理士業では国税庁といった政府から提供される
PDFファイルの利用が多々あります。
データをデータのままで扱う「Digitalization」は魅力ですが、
アナログからデジタルへ移行する「Digitization」という現状があります。
PDFファイルはアナログからデジタルへのペーパーレス化へ
折り合いをつけるデータでもあります。
紙書類の扱いが業務の成果と関連したことと同じように、
PDFファイルの扱いが業務の成果へとつながります。
PDFで大差がつく 環境を整える選択肢とは？
PDFファイルはOSによる閲覧での支障がない点が魅力です、
一方で、編集という点からは困りものです。
ウェブサービスなどで編集も可能ですが、充分な機能とは言い切れません。
また、閲覧アプリだけでは機能の制限が多く、業務上の効率性が損なわれます。
ペーパーレス化はデータをデータのままで扱うデジタルの魅力が期待されていますが、
- PDFファイルの取扱次第ではペーパーレス化が非効率になる
と正反対の残念な結果に陥る可能性もあります。
PDFファイルを扱える利用環境を整える必要があります。
パソコンにインストールするアプリに期待したいところですが、
PDFファイルの扱いだけに高コストを負担するのでは割に合いません。
「PDFelement」はPDFファイルへの必要な編集機能をもつ一方、
低コストで解決を図る選択肢になります。
有料版もありますが、無料版から利用できる点も魅力です。
さらにブラウザでも利用できる点も魅力です。
PDFで大差がつく ハイライト・注釈・ブックマーク
PDFelementは多機能ですが、私が日常的に使っている機能は多くありません。
- ハイライト
- 注釈
- ブックマーク
少ないと思われるかもしれません(笑)。
PDFが紙資料の延長でもあると考えると違和感はない機能の利用のはずです。
たとえば、下記はハイライトと注釈の機能により書き込んだファイルです。
また、下記のようにフセン形式でも書き込めます。
表示をアイコンだけにしておくことも、コメントの編集や追加もできます。
PDFelementを利用する魅力に編集したデータへのアクセス性の良さがあります。
PDFファイルの扱いに煩わしさを感じると、通常のテキストデータへの変換に
期待することがあります。
Wordだったら面倒な操作もできるのでは？、という発想です。
一見すると悪くない発想のようですが、つまずく処理もあります。
その一つが元データへの編集後に編集箇所を参照する操作です。
データといってもすべてに平板にアクセスしたいことはありません。
業務上利用するテキストであれば、業務上の関心事に集中してアクセスしますし、
スピード感も重視するはずです。
Wordでそうした処理ができないわけではありませんが、不満が残ります。
PDFelementであれば、編集後の参照性の操作がサクッとできます。
下記はブックマークを登録した際の状況です。
ブックマーク機能は地味ですが、アクセス性の向上には不可欠です。
登録した後も名称や並び順の変更が手軽にできるとデータの利活用につながります。
PDFelementのブックマークは右クリックで名称の変更、ドラックで移動が可能です。
PDFで大差がつく 時短や低コスト以上の成果へ！
閲覧のためだけに存在する扱いの気難しい印象のPDFファイルですが、
利用の環境が整うと他とは一線を画した業務環境が得られます。
PDFelementを利用すると、PDFファイルの編集が手軽にできるので、
億劫だったPDFファイルのデータ利用が進みます。
PDFelementの利用による時短や低コストの達成も魅力ですが、
それ以上のアウトプットや成果につなげていくことも期待できます。
PDFの扱いを無視して業務を進めることも効率化することもできない現状です。
前向きな対策をとることがおすすめです。
おまけ Googleフォントでカスタマイズ
PDFファイルにコメントを加えていくと、少なからずごちゃごちゃします(笑)。
編集機能でコメントを際立たせることが基本的な対処方法ですが、
- フォントをカスタマイズする
といったアプローチも可能です。
「Googleフォント」をウェブ上よりダウンロードして、PDFelementで利用できます。
まず、ウェブ上より好みのGoogleフォントをダウンロードします。
「Language」を「Japanese」に変更すると日本語が表示されます。
フォントのファイルをダウンロードして、パソコンにインストールします。
ダウンロードしたファイルをインストールして、再起動すると利用できます。
次にPDFelementで扱いたいフォントに変更をします。
右上の三点リーダー→「環境設定」→「フォント」より変更可能です。
フォントのサイズや色の変更も可能です。
フォントの変更はPDFファイルに不可欠とは言えませんが、
パッと見たときの印象が変わるのでおすすめです。
文字の多いデータの取り扱いでの負担を減らすことも効率化につながります。
ちょっと長めの蛇足
ハードもソフトも目的や目標に合わせた機能を探すことが一般的です。
一方で、PDFelementの機能を眺めていると発想の転換もできそうです。
たとえば、「翻訳」機能。
現状、ウェブ上では企業や研究機関などから魅力的な情報が発信されています。
反面、提供されている情報が外国語であったり、量が膨大だったりすると、
スルーしがちです(笑)。
また、ウェブ上での翻訳や結果の利用はスムーズな処理ができるとはいえません。
PDFelementであれば、PDFファイルの状態で翻訳が可能です。
翻訳したい箇所をドラックして、翻訳機能を選択するだけで、
画面を遷移せずに翻訳を確認できます。
PDFelementの機能を利用することで、スルーしがちな情報へのアクセスも
身近にできるかもしれません。
データの処理の制約ともいえるPDFが利用する環境次第で魅力が増す一例です。
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