日程調整を主導する! アイテマス→Googleカレンダー

先手を打ちたい方へ。

日程調整 時間管理は主導が優先

日々の仕事を効率化するのは時間が限られるからです。

時間に関連した悩みの多くは、時間の不足が原因です。
時短や効率化、さらに止めるべき処理の選別がテーマになります。

時間の不足以外にも時間の悩みはあります。

たとえば、手持ち無沙汰や間の悪いスケジュール。

仕事に直接の支障やトラブルが無いスケジュールであっても、
自分にとって優先的な調整を図りたいものです。

日程調整を主導することは、有効な時間管理です。

手帳を使うこともできますが、効率性を重視するなら
Googleカレンダーと「アイテマス」の利用がおすすめです。

日程調整 アイテマスとGoogleカレンダー

日程調整を自分から主導的に進めるために以下が対象となります。

・応対者に提案できる日程(日時)を提示
自分のスケジュール管理と上記日程を連携
仮スケジュールと決定スケジュールを管理

アイテマスはウェブアプリとして利用できます。
Googleカレンダーを利用する都合上、Googleアカウントがある
ということを前提に紹介します。

まず、アイテマスにアクセスします。
(WEB版を利用します)

自分から積極的に日程を提案するため「日程候補提案型」タブを使います。

時間枠や日時を設定します。
このとき、「ログイン」よりGoogleアカウントでログインします。

「オプション」より以下を設定します。
・「カレンダー設定」→「仮押さえする」→Googleカレンダーに仮押さえが反映されます
・「その他」→「共有形式」→「テキストのみ」→後述

オプションの設定が済んだら「調整用テキストを取得!」をクリックします。

仮押さえしたスケジュールがコピーできます。

コピーしたスケジュールは、メールに貼り付けて送れます。

Googleカレンダーでは以下のように仮押さえが反映されています。

上記の日程で決定した場合、カレンダー上よりURLをクリックして、
日程を確定(「選択」)できます。

日程を選択すると、仮押さえしていたスケジュールは自動的に消去されます。

日程調整ではダブルブッキングや誤認がトラブルになります。

仮押さえ→決定→消し込みが有効になります。

日程調整 スケジュール管理をつなげる

スケジュール管理にGoogleカレンダーが有効な理由は、
デバイスやアプリの連携がスムーズだからです。

Googleカレンダーを使えばパソコンでもスマホでも同じデータを
確認できます。

また、Googleカレンダーを使うことでGmailやGoogleMeetといった
アプリでの連携もスムーズに行えます。

日程調整をオンライン上で行うことで、仕事の全体のなかでの
効率化につながります。

 

蛇足
アイテマスはシンプルで使いやすいのですが、
ログアウトの表示はわかりにくい印象です。
「メニュー」→「設定」→「ログアウト」となります。

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■林友範税理士事務所

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