仕事の効率を上げるために文房具を使わない!

工夫の余地をカット!


梅雨真っ盛りに冬の風物詩が割り込み

文房具を使わない カイゼンの余地が袋小路

「カイゼン」ということばには、無条件でプラスのイメージがあります。

生産性や効率性の向上を常に続けている印象です。

製造業、サービス業も関係なく、カイゼンは有効なはずです。

カイゼンの提案を義務化している会社もあります。

好印象のカイゼンですが、常にプラスとは限りません。

カイゼンの余地が袋小路となるケースもあります。

たとえば、年末調整。

毎年初冬に従業員・スタッフからの大量の書類を捌きます。

限られた期間で普段扱わない書類を処理していくため、
会社や会計事務所ではいろいろな工夫がされています。

書類の収集、分類、保管、確認をします。

効率良く処理を進めるために文房具を利用します。
クリアファイル・ステイプラ―(ホッチキス)・ガチャック・
クリップ・ノリ・フセンシなど。

充実した文房具が並んでいると、効率化が達成できそう
という錯覚に陥ります

文房具を使わない DXを前提にする

上記であげた文房具は事務処理の効率化に有効です。

書類が散らばっていたり、保管状態が不安定では、
処理に時間がかかり、正確性も低下します。

文房具が仕事を妨げるわけではありません

文房具が不可欠な業務が効率化の限界になります。

年末調整で必要になるのは、従業員・スタッフのデータであって
紙の書類である必要はありません。

文房具を使う業務の中核は、データの処理です。

データのやりとりの手段が紙書類に限定されないなら、
ダイレクトにデータを扱える仕組みが優先です。

言い換えると、カイゼンには文房具の充実や利用ではなく、
DX(デジタルトランスフォーメーション)を目指すことになります。

文房具を使わない 時間と同意が欠かせない

フリーランスや個人事業主のメリットの一つは、判断→実行の早さ
があります。

実行までの説明や根回し、フォローをカットできます。

多少のミスはその都度修正していきます。

それとは反対に、組織での処理の仕組みの変更には時間と同意が
欠かせません。

処理の効率化のために文房具を使わないというざっくりした方針の実行には
従来の処理に後戻りさせない準備が必要になります。

 

蛇足
どういうわけか、文房具の使用に一家言ありの方がおられます。
・正しいハンコの押し方
・丁寧なステイプラ―の使い方
(留めた針の裏側にテープを貼るそうです)
・美意識の高いノリ付け
カイゼンの賜物だなーと思いつつ、早く縁を切りたい作法と
割り切って高説を拝聴していました。

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■林友範税理士事務所

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