ペーパーレス会議でメモをとる試行錯誤
メモパッドとスマホアプリでフォロー!
やる気があっても気持ちが空回りということもあります。
小手先の試行錯誤で解決できることもあります。
![](https://i0.wp.com/haya-nori.com/wp-content/uploads/2023/11/IMG_20231129_130914687-01.jpeg?resize=489%2C650&ssl=1)
会議開始5分前
ペーパーレス会議 格好がつかん!?
仕事は見た目じゃなく中身が大切、と言われます。
一般論としてはYESですが、状況次第で変わります。
会議での光景に変化がみられます。
エコや業務の効率化、コスト削減といった観点から
「ペーパーレス」が強調されることが増えました。
資料をあらかじめメールなどで送ったり共有したり、
会議ではパソコンやタブレットを持参します。
税務会計業界は紙・アナログでの業務の印象ですが、
上記のような会議の光景もあります。
たとえば、税理士会と国税局との会合。
私も参加した「DX推進協議会」ではペーパーレス会議でした。
某役員曰く、
国税局が全員パソコン持参で来るから、こっちも格好をつけんといかん!
という事情があったりもします(笑)。
ペーパーレス会議 ハードが邪魔で不足
ペーパーレスはコストや効率面でプラスです。
一方で、ペーパーレスで不便を感じないフォローも必要です。
具体的にはメモをとるための措置。
ノートやメモ帳を持参して記録した後でデジタルデータとして転記
という選択もあります。
ただし、なるべくアナログ(紙)ではなくデジタルで完結
が効率的です。
とはいえ、ハード面での制約も感じます。
パソコンは資料の閲覧には問題ありません。
一方で制約もあります。
- キーボードは対面で使用しづらい
- 閲覧資料が多い場合、ディスプレイは閲覧用となりがち
- パソコン・タブレット・ディスプレイを複数持参は重い
紙は軽く、使用面の負荷が小さい点が利点です。
ペーパーレスを進めるためにはメモをとるフォローの必要性が
紙との比較で浮き彫りになります。
ペーパーレス会議 メモパッドとスマホアプリでフォロー
ペーパーレスでの会議ではメモをとるフォローが必要です。
とはいえ、そのために高額なガジェットの購入には躊躇します(笑)。
私は下記のガジェットとアプリを使用しています。
- 電子メモパッド(ダイソー 8.5インチ 550円)
- スマホアプリ(Boogie Board SCAN)
どちらも手軽二利用できます。
メモパッドは110g程度と軽量で邪魔になりません。
難点は部分的な消去ができないこととデータの保存です。
データの保存についてはスマホアプリで補えます。
本来はキングジム製品のサポート用のアプリです。
幸い他社製品でも利用可能だったりします(笑)。
アプリをスマホにインストールしてカメラを利用してスキャンします。
メモパッドの画面をカメラで読み込んでデータ化できます。
スマホから「ニアバイシェア」でパソコンなどにデータを送れば、
とりあえず記録として残ります。
(パソコンとスマホのデータ連携を効率化!)
ペーパーレスの流れは今後も強くなります。
メモをアナログ状態で放置しない工夫も必要となります。
メモをとるためのベストや決定版の対応手段を探すよりも、
とりあえず現状でできる選択があります。
試してみると、折り合いがつくことも課題も見つかります。
蛇足
会議中、電子メモパッドでメモをとっていたのは参加者十数人中
私だけだったようです。
キーボード使用者は3~4人か!?
仕事の環境の変化に試行錯誤は付き物ですね。
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