ペーパーレス会議でメモをとる試行錯誤
メモパッドとスマホアプリでフォロー!

やる気があっても気持ちが空回りということもあります。

小手先の試行錯誤で解決できることもあります。

会議開始5分前

ペーパーレス会議 格好がつかん!?

仕事は見た目じゃなく中身が大切、と言われます。

一般論としてはYESですが、状況次第で変わります。

会議での光景に変化がみられます。

エコや業務の効率化、コスト削減といった観点から
「ペーパーレス」が強調されることが増えました。

資料をあらかじめメールなどで送ったり共有したり、
会議ではパソコンやタブレットを持参します。

税務会計業界は紙・アナログでの業務の印象ですが、
上記のような会議の光景もあります。

たとえば、税理士会と国税局との会合。

私も参加した「DX推進協議会」ではペーパーレス会議でした。

某役員曰く、

国税局が全員パソコン持参で来るから、こっちも格好をつけんといかん!

という事情があったりもします(笑)。

ペーパーレス会議 ハードが邪魔で不足

ペーパーレスはコストや効率面でプラスです。

一方で、ペーパーレスで不便を感じないフォローも必要です。

具体的にはメモをとるための措置。

ノートやメモ帳を持参して記録した後でデジタルデータとして転記
という選択もあります。

ただし、なるべくアナログ(紙)ではなくデジタルで完結
が効率的です。

とはいえ、ハード面での制約も感じます。

パソコンは資料の閲覧には問題ありません。

一方で制約もあります。

  • キーボードは対面で使用しづらい
  • 閲覧資料が多い場合、ディスプレイは閲覧用となりがち
  • パソコン・タブレット・ディスプレイを複数持参は重い 

紙は軽く、使用面の負荷が小さい点が利点です。

ペーパーレスを進めるためにはメモをとるフォローの必要性が
紙との比較で浮き彫りになります。

ペーパーレス会議 メモパッドとスマホアプリでフォロー

ペーパーレスでの会議ではメモをとるフォローが必要です。

とはいえ、そのために高額なガジェットの購入には躊躇します(笑)。

私は下記のガジェットとアプリを使用しています。

  • 電子メモパッド(ダイソー 8.5インチ 550円)
  • スマホアプリ(Boogie Board SCAN)

どちらも手軽二利用できます。

メモパッドは110g程度と軽量で邪魔になりません。

難点は部分的な消去ができないこととデータの保存です。

データの保存についてはスマホアプリで補えます。

本来はキングジム製品のサポート用のアプリです。

幸い他社製品でも利用可能だったりします(笑)。

アプリをスマホにインストールしてカメラを利用してスキャンします。

メモパッドの画面をカメラで読み込んでデータ化できます。

スマホから「ニアバイシェア」でパソコンなどにデータを送れば、
とりあえず記録として残ります。
 (パソコンとスマホのデータ連携を効率化!)

ペーパーレスの流れは今後も強くなります。

メモをアナログ状態で放置しない工夫も必要となります。

メモをとるためのベストや決定版の対応手段を探すよりも、
とりあえず現状でできる選択があります。

試してみると、折り合いがつくことも課題も見つかります。

 

蛇足
会議中、電子メモパッドでメモをとっていたのは参加者十数人中
私だけだったようです。
キーボード使用者は3~4人か!?
仕事の環境の変化に試行錯誤は付き物ですね。

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