ペーパーレスとクラウドはセットで
バリューセットになります。
ペーパーレスとクラウド ローカルではイマイチな理由
ペーパーレスはスマホさえあれば、スタート可能です。
(スキャナを買わなかった理由 Adobe Scanで解決)
一旦始めてしまうと、ペーパレス化といっても比較的単純な事務処理の一つに落ち着きます。
ただし、ペーパレス化はあくまで資料やデータ処理の手段の一環でしかありません。
ペーパレス化後の利用が大切です。
ペーパレス化後の資料をタブレットで利用することは、以前に紹介しました。
(タブレットでのペーパーレス PDF Readerを使う)
今回は、上記のようなペーパレス化後の環境を見直してみます。
見直す対象は、データの保管先です。
結論はローカル、つまりパソコンのハードディスクでは不十分ということです。
ペーパーレス化の目的は、消極的には紙資料削減による効率化やコスト削減です。
しかし、より重要な目的はデータの利活用にあります。
ペーパーレス化しつつ、データがパソコン内部のローカル保管では、利用の効率化の妨げになります。
ペーパーレスとクラウド ひとりでもクラウド
データの利活用でクラウドストレージを利用するというと、組織での仕事を想定しがちです。
組織内部だけでなく、外部の方とのやりとりを想定するわけです。
その一方で、ひとりで仕事をしていると、情報の共有を想定することは必ずしも不可欠とはいえません。
ひとりでのデータの利活用なので、かえって手持ちのパソコンにローカルで保管しておくことに安心感を感じるかもしれません。
しかし、以前のタブレットでのデータ利用記事でも紹介したように、データを利用する端末をパソコンに限定する理由はありません。
むしろ、クラウド上にデータを保管しておくことで柔軟に利用できる仕組みを想定するほうが、利便性とセキュリティが確保できます。
ひとりで仕事をしていても、潜在的には組織です。
ペーパレス化後のクラウドストレージの利用を検討する理由になります。
ペーパーレスとクラウド セキュリティも
データのセキュリティというと、外部からの侵害であるハッキングが懸念されがちです。
IDやパスワードの管理、2段階認証での管理も必要です。
外部の脅威を恐れるあまり見過ごしがちなのが、内部の脅威です。
パソコンの破損や不具合といったトラブルは、長期的には発生します。
利用しているパソコンやタブレットに過度の信頼は禁物でしょう。
私は、「Dropbox(ドロップボックス)」でクラウドストレージを利用しています。
ペーパーレス化とクラウドストレージの利用で、利便性とセキュリティの確保を狙っています。
蛇足
交通安全のお守りは、神社でみかけます。
情報セキュリティのお守りもいずれ登場するんでしょうか？
＜ご案内＞
■林友範税理士事務所
■災害と税金の情報
