資料を集めるとコストと時間がかかる ペーパーレス・オンライン・クラウドへ
ウイン・ウインへの提案です。
あれっ！？ ちょっと銀行まで行ってくるわ
会計事務所の定番業務は毎月の訪問、「月次(げつじ)」です。
(税理士業界の収益構造 月次って何？)
お客様を訪問して、経理をチェック、月次での決算状況を確認します。
あらかじめ訪問日をお伝えしていますが、それでもトラブルは起こります。
よくあるトラブルは、訪問日の誤解。
お客様「あれっ、今日だった！？・・・」
それでも仕事ができれば問題はありません。
厄介、というより仕事が止まってしまうのは、通帳の記帳がされていない状況です。
お金の動きを把握できません。
売上や仕入の請求書、現金出納帳をいくらみても、裏付けとなるお金の動きの確認は欠かせません。
こうしたトラブルは会計事務所に勤務していたときにありました。
幸いお客様のフットワークが軽く、「ちょっと銀行まで行ってくるわ」で済みましたが・・・
製本お願いします
会計事務所に転職して不思議に感じたことば遣いがありました。
そのことばは、「製本」。
会計事務所で本や冊子を出版していたわけではありません。
決算や申告が完了した後で、資料をファイリングすることを「製本」と呼んでいたわけです。
製本の対象資料は、決算書・申告書の他に棚卸や取引の関連資料、さらに報告用の資料と重なります。
週刊少年ジャンプを超える厚みの製本も稀ではありませんでした(笑)。
決算処理が終了し、お客様への報告までに製本作業を行っていました。
不器用な私ではなく、ベテランスタッフが、経験と腕力を駆使して製本をされていました(笑)。
そうして製本された決算書や申告書は、お客様へ納品する成果品でした。
きっちり製本された資料は、仕事の完了の象徴だった記憶があります。
お客様が製本された資料をとれほど確認されたかは、不明ですが・・・
だからペーパーレス・オンライン・クラウドへ
通帳の記帳が必要なのは、お金の動きのデータを確認するためです。
紙の通帳である必要はありません。
時間と労力を割いて記帳する必要もありません。
インターネットバンキングやクラウド会計の利用が有効です。
決算や申告は完了させなければいけません。
紙の資料が成果(品)である必然性はありません。
ペーパーレス化は、データをデータとして扱うためにも有効です。
新しい仕組みの導入は不安が重なります。
(実家の親とパソコンのストレス回避 親のフリーズを回避)
現状とは、違う選択肢・ベターな手段があることを知っていただければ幸いです。
蛇足
製本された資料には、頑丈なスチールラック・保管場所・複合機といったコストも込みです。
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