経費集計をサクサクと グーグルスプレッドシートとスマホで

2020年版。

経費集計をサクサクと 集計しないと始まらない

これをしないと始まらないことがあります。

確定申告では、資料の収集も大切ですが、決算と申告という着地には集計が欠かせません。

青色申告特別控除、といっても10万円控除は損益計算書の作成のみなので、自力でも達成可能です。

ただし、集計の仕組みが整っていなかったり、扱いにくい状態ではお手上げです。

経費の集計では、以前にもブログで記事にしました。
(確定申告 集計をシンプルにやる)

今回の記事では、「Google Spreadsheet(以下グーグルスプレッドシート)」とスマホを使っての経費の集計を紹介します。

経費集計をサクサクと グーグルスプレッドシートで集計表作成

経費の集計ならば、エクセルでも可能です。
というより、エクセルでの処理が一般的です。

グーグルスプレッドシートを集計の選択手段として取り上げたのは以下の理由です。
・グーグルアカウントさえあれば、無料で使える → 実家の親とグーグルアカウント ウェブでのパスポート
・自動でデータがクラウド上で保存される
・スマホでの入力の連携も容易

では、グーグルスプレッドシートを使った経費の集計方法を紹介していきます。
照会内容は以下の2つです。
・集計表の作成と調整
・ピボットテーブルでの集計

まず、ブラウザでグーグルアカウントでログインして、グーグルスプレッドシートを起動します。

下のような集計表を作成します。
日付・勘定科目・金額・取引内容の入力ができるようにします。
日付を月と日で分けておくと、集計が月別でわかりやすくなります。

この集計表では、2つの調整をしています。
1つ目は、数字です。
金額を三桁ごとに区切って表示するようにします。
エクセルとは異なり、グーグルスプレッドシートでは「表示形式」→「数字」→「数値(又は会計)」を選択します。
さらに、小数点以下が表示されないようにしておきます。

2つ目に勘定科目の入力のためのプルダウンリストを作成します。
集計表の右隣によく使う勘定科目のリストをあらかじめ用意しておきます。

「データ」→「データの入力規則」を選択します。

「セル範囲」では、勘定科目の列を選択します。
「条件」では、あらかじめ用意しておいたプルダウンリストで呼び出したい範囲を選択します。

経費集計をサクサクと ピボットテーブルでサクサク集計

月別・勘定科目別の集計には、ピボットテーブルを利用します。

集計したい範囲を選択して、「データ」→「ピボットテーブル」と進みます。


行は勘定科目、列は月、値は金額を選択すれば、自動的に上記のような集計がなされます。

ピボットテーブルの利用には留意点があります。
・元のデータの入力は、日付順でなくとも問題ない(9月12日のあとに5月23日のデータを入力してもOK)
・データの追加入力は、自動的にピボットテーブルに反映されないので、必要に応じて更新する

ピボットテーブルの更新が必要なのは、たとえば上記の集計表で9月分まででピボットテーブルを作成した後で、10月分を入力した場合、集計対象に追加データ分が反映されていないときです。

このときには、参照するシートを選択しなおします。

データ範囲の選択を更新すれば、ピボットテーブルも更新されます。

経費集計をサクサクと スマホでも入力できる

集計のピボットテーブルを使う処理とは異なり、集計表の入力はスマホでも可能です。
(右下の「スプレッド」)

作成したプルダウンリストも使えます。

パソコンでの入力が中心ではありますが、時間の活用という面ではスマホでの入力もありです。
グーグルスプレッドシートがクラウドサービスでもあり、自動保存機能があるので、スマホでの利用も円滑になりえます。

経費の集計、とくに青色申告特別控除で10万円控除を想定している方は参考にしてください。

 

蛇足
今回の記事は、入力と集計のシンプルなテーマです。
記事はごちゃごちゃしてますが(笑)。

<お知らせ>
セミナー動画販売 税理士受験者セールは5月末まで!
■オンラインでのやりとりで参考にしてください
「タグ」→「オンライン