Gmailを効率よく使うちょっとしたコツ ブロック拒否とラベル管理

チリも積もれば山となる」とは言いますが、
「山」がみえないことが問題です。

Gmail効率 ちょっとした処理?

定着してきたことばに「ルーティンワーク(routine work)」があります。

決まった手順や頻度で行う定型の処理を指します。

たとえば、私は早朝に行うルーティンワークでは、

  • 前日の経理処理
  • フォルダの整理
  • Evernoteの整理
  • メールのチェック

といった内容です。

どの処理も数分で完了できる処理です。

とはいえ、ため込むと鬼のような山と化します。

たとえば、経理処理を1日5分と単純化した場合でも、

  • 1週間で、5分/日×7日=35分
  • 1か月で、5分/日×30日=150分=2時間半
  • 1年で、5分/日×365日=1825分=30時間超!

とずっしりした負担となります。

まとめての経理処理では、

  • 資料の不足や紛失
  • 記憶の忘却や混同

といったトラブルでカオス化していきます(笑)。

「ちょっとした」処理は日々の業務のなかで見える化しづらい
という点で困りものです。

メールの運用でも当てはまります。

Gmail効率 ブロック・ラベル整理

私はプライベートでも仕事でもGmailを利用しています。

ブログサイトや事務所HPからのメールもGmailで管理できる
といったメリットがあります。

反面、整理や管理が曖昧だと、

  • メールの確認・管理で手間どる
  • 無駄なメールに時間を盗られる

といった問題が発生します。

迷惑メールは「reCAPTCHA」導入で解決できました。
(迷惑メールをreCAPTCHAで撃退する)

外国からの怪しいメールで悩まされることはなくなりました。

うかつだったのは、私自身でした。

知人にメールアドレスを伝えたところ、他意はないのでしょうが
某ベンダーや保険会社にまでメールアドレスが知らされたようでした。

興味も関心もなかったのでメールが届く都度、
削除していました。

「ちょっとした」処理に過ぎないのですが、

  • 煩わしい
  • 配信停止の措置が不明

と不愉快のタネとなったので「ブロック」を選択しました。

Gmailでのブロックは下記の設定で済みます。

  1. 該当のメールを開いた状態で
  2. 右上の3点アイコン(「その他」)より
  3. 「○○さんをブロックする」を選択する

また、「ラベル」管理もおすすめです。

Gmailでは自動振り分けでラベルごとの管理ができます。

便利な機能ですが、

  • ラベルの並び順が機械的に決められる

と融通が利かない面があります。

ラベルの並び順は以下の通りです。

  • 記号 → 数字 → アルファベット → 日本語

私はラベルの管理を、

  • 仕事:「/01_○○」
  • メルマガ:「/B01_○○」
  • プライベート:「/P01_○○」

とカテゴリー別に管理しています。

仕掛りや保留しているメールは、「/000_毎日確認!」です。

Gmail効率 ちょっとじゃない!

ツールによる効率化を進めようとすると、
検討と導入時点では注意が働きます。

その一方で、導入後のルーティン化が続くと
ちょっとしたした余分な処理は放置しがちです。

効率化したはずが、かえって余分な処理を抱えた
と皮肉な状態に陥りかねません。

毎度毎度面倒くさいなー、といった処理があるなら

  • ちょっとじゃない!

と見直してみることがおすすめです。

 

蛇足
メールのブロック設定をするとスカッとしますが、
届かないような工夫が優先です。

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