Gmailを効率よく使うちょっとしたコツ ブロック拒否とラベル管理
「塵も積もれば山となる」とは言いますが、
「山」がみえないことが問題です。
Gmail効率 ちょっとした処理？
定着してきたことばに「ルーティンワーク(routine work)」があります。
決まった手順や頻度で行う定型の処理を指します。
たとえば、私は早朝に行うルーティンワークでは、
- 前日の経理処理
- フォルダの整理
- Evernoteの整理
- メールのチェック
といった内容です。
どの処理も数分で完了できる処理です。
とはいえ、ため込むと鬼のような山と化します。
たとえば、経理処理を1日5分と単純化した場合でも、
- 1週間で、5分/日×7日＝35分
- 1か月で、5分/日×30日＝150分＝2時間半
- 1年で、5分/日×365日＝1825分＝30時間超！
とずっしりした負担となります。
まとめての経理処理では、
- 資料の不足や紛失
- 記憶の忘却や混同
といったトラブルでカオス化していきます(笑)。
「ちょっとした」処理は日々の業務のなかで見える化しづらい
という点で困りものです。
メールの運用でも当てはまります。
Gmail効率 ブロック・ラベル整理
私はプライベートでも仕事でもGmailを利用しています。
ブログサイトや事務所HPからのメールもGmailで管理できる
といったメリットがあります。
反面、整理や管理が曖昧だと、
- メールの確認・管理で手間どる
- 無駄なメールに時間を盗られる
といった問題が発生します。
迷惑メールは「reCAPTCHA」導入で解決できました。
(迷惑メールをreCAPTCHAで撃退する)
外国からの怪しいメールで悩まされることはなくなりました。
うかつだったのは、私自身でした。
知人にメールアドレスを伝えたところ、他意はないのでしょうが
某ベンダーや保険会社にまでメールアドレスが知らされたようでした。
興味も関心もなかったのでメールが届く都度、
削除していました。
「ちょっとした」処理に過ぎないのですが、
- 煩わしい
- 配信停止の措置が不明
と不愉快のタネとなったので「ブロック」を選択しました。
Gmailでのブロックは下記の設定で済みます。
- 該当のメールを開いた状態で
- 右上の3点アイコン(「その他」)より
- 「○○さんをブロックする」を選択する
また、「ラベル」管理もおすすめです。
Gmailでは自動振り分けでラベルごとの管理ができます。
便利な機能ですが、
- ラベルの並び順が機械的に決められる
と融通が利かない面があります。
ラベルの並び順は以下の通りです。
- 記号 → 数字 → アルファベット → 日本語
私はラベルの管理を、
- 仕事：「/01_○○」
- メルマガ：「/B01_○○」
- プライベート：「/P01_○○」
とカテゴリー別に管理しています。
仕掛りや保留しているメールは、「/000_毎日確認！」です。
Gmail効率 ちょっとじゃない！
ツールによる効率化を進めようとすると、
検討と導入時点では注意が働きます。
その一方で、導入後のルーティン化が続くと
ちょっとしたした余分な処理は放置しがちです。
効率化したはずが、かえって余分な処理を抱えた
と皮肉な状態に陥りかねません。
毎度毎度面倒くさいなー、といった処理があるなら
- ちょっとじゃない！
と見直してみることがおすすめです。
蛇足
メールのブロック設定をするとスカッとしますが、
届かないような工夫が優先です。
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