電子契約でお願いします、と言われたら？
まず、深呼吸(笑)。
交渉のテーブルは屋内、屋外、オンライン。
電子契約でお願いします でんさい、ZOOM、電子契約？
2020年(令和2年)からのコロナ禍は生活も経済もかき乱しています。
そうした混沌と先行きが不透明ななかでも、着実に変化に対応した手は打てます。
目立つ変化が、リモートワーク化。
インターネットを利用して、仕事の効率性の底上げを期待できます。
ただし、変化にはストレスがともないます。
一見すると、経営者の判断次第では、永遠に先送りできそうです(笑)。
組織内部の取り決めならば、経営者の判断次第で方向が決まります。
その一方で、外部の取引先が前提の対応では、経営者の判断は絶対の基準とはいえません。
たとえば、でんさい(電子記録債権)。
建設や施工業では、発注者→元請け業者→下請け業者と仕事の依頼が展開します。
元請け業者から下請け業者への支払いに「でんさい(電子記録債権)」が使われることもあります。
支払い手段は下請け業者の都合ではなく、元請け業者の判断次第です。
あるいは、ZOOM(ズーム)。
コロナ禍や働き方改革の影響もあり、一方的にリアル対面を設定できるわけではありません。
契約もでんさいやZOOMの利用と似ている面があります。
外部との交渉の処理は、組織内部の都合を優先できるわけではありません。
電子契約でお願いします 必要な準備とスキル
電子契約を利用するメリットを確認すると、
・スピード性や効率性の向上
・印紙代の節約
・契約書の保管性の安定化
といったことがあげられます。
契約が紙媒体でなければならない理由が無いことは、以前紹介しました。
(ハンコ無が本格化するか 政府のQ&A公表)
コロナ禍や生産性の向上、コスト削減、さらに制度上の制約が無いこと、
リモートワーク化の延長で電子契約は増加します。
「電子契約でお願いします」と交渉先から言われた場合の準備とは？
電子契約に応じる側には、特別な準備は必要ありません。
費用負担もありません。
(依頼する側にはサービス利用の手続きが必要です)
必要な準備は、以下の物と環境です。
・パソコン
・インターネットへのアクセス
必要なスキル(技能)は、
・文字の入力 です。
拍子抜けしたかもしれません。
電子契約でお願いします 特定の処理だけをオンライン化しない
電子契約のメリットは、依頼する側だけでなく、
依頼に応じる側にもあります。
契約書のやりとりの効率化や保管の安定化も
契約をオンラインで完結することで達成できます。
リモートワーク化やオンラインでの処理は、
特定の処理のみを切り出して行うわけではありません。
銀行に行く → インターネットバンキング
会計ソフトに入力 → クラウド会計
リアルでの面談 → ZOOM
電子契約もそういった仕事の環境の変化の一つです。
蛇足
契約書の保管は、ローカルディスクよりクラウドストレージでしょうね。
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