時間が無い ツールで調整

「ゾウの時間ネズミの時間(本川達雄、中公新書)」はテーマもタイトルも秀逸です。

時間が無い ノウハウいろいろ

いつの間にか1日が1年が過ぎていく。
振り返ってみると、大したことをやっていない。
やりたいことややるべきことは年々増えていく。

そんなことでお悩みの方に、各種のビジネス書でノウハウが紹介されています。
代表的なアドバイスとして、
・やるべきことと不要なことを分ける
・優先順位をつける
・他者の力を借りる などがあります。

私もつい惰性で行動や判断をしがちなので、こうしたアドバイスは見聞する都度確認します。
(学習能力がイマイチなことは棚上げしてですが)

個人的な時間管理は、他からのアドバイスを得やすいテーマです。

その一方で、仕事でお付き合いする方との時間管理は外部要因でもあり、管理対象外の印象です。

時間が無い 応対する方の時間軸

転職が多々あったり、実家が酪農家だったり、現在は自営業(税理士)だったりといろいろな時間軸で生活してきました。

仕事が変わる都度、時間軸の違いを感じることがありました。
時間軸の違いをことばを補って表現すると、時間がありそうで無いことを関わることで実感するといえます。

たとえば、実家の酪農業では早朝5時半~9時、昼11時半~13時、夕方16時~20時が作業のコアタイムでした。
午前・午後とも2時間程度の余裕がありそうですが、誤解です。
機械の故障・作業場のトラブル・業者の来訪などがあり、それでなくとも体力を使う仕事なので休憩は欠かせません。
(「休日」はヘルパーさんなどの応援をあらかじめ要請して作るものです)

現在の私の仕事である税理士業では、お客様先を訪問して帳簿を確認したり資料を回収することが一般的です。
訪問のタイミングは、お客様の都合に合わせることになります。
とはいえ、上記のような酪農家のケースでは意外に応対の時間が無いこともありえます。
2~3時間という時間はまとまりがありますが、肝心のお客様が疲労していたり集中して応対できないこともありえます。

時計やスケジュール表だけを見ていては、仕事に向けられる時間は把握しきれません。
会計事務所勤務時代では、以下のような時間軸の違いのケースがありました。
・青果卸売業では、早朝から昼までがコアタイム → 午後の訪問はNG
・とある美容室では、訪問は19時半以降 → 訪問時間は短時間に制約される

時間が無い コミュニケーション手段(ツール)で調整

仕事上での時間軸の違いは、事業活動の違いから生じています。
言い換えれば、容易に違いによるズレは埋まらないわけです。

とはいえ、ズレたまま仕事を続けられるわけもありません。
コミュニケーションの手段(ツール)で補うことで解決に向けたいところです。

コロナ禍の影響で、ビデオ会議やチャットの利用が広まりました。
対面での応対が困難になったので、オンラインでのやりとりを書類でも行う必要があり、ペーパーレスの必要性も高まりました。

コロナ禍対策がきっかけであっても、時間軸の違いによるコミュニケーションの調整手段として常態化もしておきたいところです。

ただし、手段を野放図に増やせば、結局時間が無い状態に陥ります。
あらかじめツールを選別する、優先順位をつけておくことも重要です。

 

蛇足
私はFAXは使っていません。電話は緊急用です。対面以外では、メール>ビデオ会議です。

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