月次決算が翌々月！？ 頑張ると遅くなる理由
皮肉→改善です。
分かれ目
頑張ると遅くなる 忙しいけれど残念な成果
税務会計業務というと、座って固まっている印象です(笑)。
最近ではパソコンとにらめっこという方が多いはずです。
ただ、そうした光景も一面的なものです。
会計事務所の仕事では、通常お客様を訪問します。
地方の場合、車を運転して午前中に一軒、午後に一軒、
夕方事務所に帰ってきて後処理といった仕事のルーティンです。
移動時間もありますし、税務会計の処理以外の時間でも手をとられます。
それでも仕事が あり、締め切りがあると仕事に追われていると、
いまいち成果が上がらない残念な状況だったりします。
残念な状況とは、毎月の顧問契約をしているお客様の月次決算の報告が
翌々月になることが常態化している場合です。
税務会計サービスは他の会計事務所と比較されない傾向ではありますが、
月次決算が翌々月では、スピード感の無さが残念な印象のはずです。
頑張ると遅くなる 仕組みが足を引っ張る
忙しくて頑張っているのに、仕事の成果が上がらない、
とりわけスピード感が欠けている状態は、仕事の仕組みに問題があります。
たとえば、税務会計では各種の資料やデータが不可欠ですが、
その媒体(メディア)が紙だった場合には大きな足かせになります。
銀行口座の入出金を通帳やそのコピーで把握すると、
・通帳を記帳する時間と労力
・入出金データの会計ソフトへの入力
といった時間が必要になります。
また、会計ソフトからデータを取り出して Excel などで加工しても、
お客様への報告に紙の資料を使うと、
・印刷の手間とコスト
・郵送の手間とコスト
・資料の保管の手間とコスト
といった付随的なロスが生じます。
さらに業務スタイルを対面での環境に限定していると、
・対面日時の時間の調整
・移動時間
とさらにロスが重なります。
上記のような負の要因を減らすのがマネジメントという見方もありますが、
足かせになっている仕組みを変えることが根本的な解決です。
上記のケースでは、
・インターネットバンキング
・クラウド会計
・ペーパーレス
・ビデオ会議
といった手段で代替できるだけでなく、業務効率の大幅な改善につながります。
頑張ると遅くなる 期待している成果は何か？
仕事の仕組みを変えると大きく変化するのはスピード感です。
以前とある税理士さんと月次決算について話したところ、
毎月の税務顧問のお客様のチェックが翌月の3日までに完了する！、
と言われて驚きました。
私が会計事務所勤務時代に翌々月までかかったことがあることを伝えると、
絶句されていました(笑)。
仕組みを変えて、スピード感を増すことで得られるのは、
本来の成果です。
税務会計の本来の成果は、お客様が感じるはずの時間的余裕です。
分厚い資料や決算申告書の製本された資料ではありません。
経営判断のための必要な情報を早く知ることが、税務会計のサービスとなります。
何が本来期待している成果なのか、確認する機会が必要です。
成果につながっていない忙しさには、改善の余地があります。
蛇足
会計事務所勤務時代、お客様に月次決算の報告を翌々月にお送りしていました。
不思議なサービスだと思っていました(笑)。
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