Gmailの誤送信を設定と拡張機能で防ぐ！
メールの送信で冷や汗をかきたくない方はご参考に。
誤送信を防ぐ メールだから安心！？
「情報流出 誤送信」といった文言をみかけると
ハッキング被害や他人事(ひとごと)の印象です。
自分とは関係ないな、と。
といいつつ、いざそうした状況に直面すると
冷や汗でびっしょりになります(笑)。
たとえば、メールの送信。
私はGmailでプライベートと仕事用のアドレスを使っています。
うっかり操作していると、
- アドレスの使い分けのミス
- 宛先アドレスの選択ミス
といったことが起きてしまいます。
細心の注意をするという心構えだけでは防ぎきれません。
誤送信を防ぐ 設定で取り消し時間をつくる
Gmailでは送信直後であれば取り消しを行うこともできます。
送信直後に誤送信に気づいた場合であれば、取り消しが最優先です。
設定(右上の歯車アイコン)より「すべての設定を表示」に進み、
「送信取り消し」を「5秒」から「30秒」に設定します。
変更後は設定ページしたの「変更を保存」もお忘れなく。
送信の取り消し時間に余裕のあると、ちょっとホッとします。
しかし、これだけでは心もとない印象です。
誤送信を防ぐ 拡張機能で確認ステップをつくる
Gmailでも各種の拡張機能が利用できます。
そのうちの一つに「GMailSennd Address Checker」という
メールの誤送信を予防する拡張機能があります。
使い方は簡単です。
通常のメール作成をした後で「確認」をクリックします。
(拡張機能がなければ、そのまま「送信」です)
「確認」では発信アドレス・送信先アドレス・件名・添付ファイルのチェックをします。
チェックマークを入れることで「OK」が洗濯可能となり、「送信」に進めます。
拡張機能を追加することで誤送信を防ぐステップを加える仕組み
ということができます。
メールのやりとりでの効率性が低下するのでは？
という疑問もあるかもしれません。
情報やデータの取り扱いは、安全性と効率性がトレードオフです。
誤送信により後始末や悪影響を考慮すると、
- 安全性 ＞ 効率性
といった選択に合理性があると思います。
Gmailをプライベートでも仕事でもお使いの方であれば
メールの誤送信への対策は欠かせません。
拡張機能「GMailSennd Address Checker」は有効な対策です。
蛇足
2012年から数年間通信会社で勤務していました。
大手の通信グループだったのですが「FAX利用禁止」に驚きました。
誤送信の対策を重ねても、誤送信のトラブルが根絶できなかったから
ということが理由でした。
メールの誤送信も人が関わる以上、根絶は不可能です。
とはいえ、限りなくゼロに近づけたいところです。
冷や汗をかきたくありません(笑)。
＜ご案内＞
■林友範税理士事務所
■災害と税金の情報
