Gmailの誤送信を設定と拡張機能で防ぐ! 

メールの送信で冷や汗をかきたくない方はご参考に。

誤送信を防ぐ メールだから安心!?

「情報流出 誤送信」といった文言をみかけると
ハッキング被害や他人事(ひとごと)の印象です。

自分とは関係ないな、と。

といいつつ、いざそうした状況に直面すると
冷や汗でびっしょりになります(笑)。

たとえば、メールの送信。

私はGmailでプライベートと仕事用のアドレスを使っています。

うっかり操作していると、

  • アドレスの使い分けのミス
  • 宛先アドレスの選択ミス

といったことが起きてしまいます。

細心の注意をするという心構えだけでは防ぎきれません。

誤送信を防ぐ 設定で取り消し時間をつくる

Gmailでは送信直後であれば取り消しを行うこともできます。

送信直後に誤送信に気づいた場合であれば、取り消しが最優先です。

設定(右上の歯車アイコン)より「すべての設定を表示」に進み、
送信取り消し」を「5秒」から「30秒」に設定します。

変更後は設定ページしたの「変更を保存」もお忘れなく。

送信の取り消し時間に余裕のあると、ちょっとホッとします。

しかし、これだけでは心もとない印象です。

誤送信を防ぐ 拡張機能で確認ステップをつくる

Gmailでも各種の拡張機能が利用できます。

そのうちの一つに「GMailSennd Address Checker」という
メールの誤送信を予防する拡張機能があります。

使い方は簡単です。

通常のメール作成をした後で「確認」をクリックします。
(拡張機能がなければ、そのまま「送信」です)

「確認」では発信アドレス・送信先アドレス・件名・添付ファイルのチェックをします。
チェックマークを入れることで「OK」が洗濯可能となり、「送信」に進めます。

拡張機能を追加することで誤送信を防ぐステップを加える仕組み
ということができます。

メールのやりとりでの効率性が低下するのでは?
という疑問もあるかもしれません。

情報やデータの取り扱いは、安全性と効率性がトレードオフです。

誤送信により後始末や悪影響を考慮すると、

  • 安全性 > 効率性

といった選択に合理性があると思います。

Gmailをプライベートでも仕事でもお使いの方であれば
メールの誤送信への対策は欠かせません。

拡張機能「GMailSennd Address Checker」は有効な対策です。

 

蛇足
2012年から数年間通信会社で勤務していました。
大手の通信グループだったのですが「FAX利用禁止」に驚きました。
誤送信の対策を重ねても、誤送信のトラブルが根絶できなかったから
ということが理由でした。
メールの誤送信も人が関わる以上、根絶は不可能です。
とはいえ、限りなくゼロに近づけたいところです。
冷や汗をかきたくありません(笑)。

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