総勘定元帳とは 三枚複写式伝票でも会計ソフトでも
基本のおさらいです。
総勘定元帳とは 三枚複写式伝票で直感的に理解する
総勘定元帳とは、取引を仕訳にしたものを各勘定科目ごとに集計したものです。
各勘定科目ごとに作成するので、 勘定科目ごとのデータの量はバラバラです。
お金(現金・預金)は総勘定元帳のデータも多いのですが、一方で取引の少ない勘定科目は総勘定元帳のデータも少ないわけです。
ただし、複式簿記を前提にしているのでデータの総量は仕訳の数の2倍ということになります。
具体例を挙げてみます。
商品を掛けで1,000円販売した場合を想定してみます。
(借方)売掛金 1,000/(貸方)売上 1,000、という仕訳になります。
このとき総勘定元帳の売掛金勘定と売上勘定にそれぞれ取引金額1,000円を記録します。
(実際には日付や取引先も記入されます)
会計ソフトを利用する現在では、あらかじめ設定された勘定科目ごとにデータが集計されるため、あらためて総勘定元帳を作成するという処理は生じません。
会計ソフトを使うことで、集計と転記の負担が大幅に減少したことが実感できるところです。
かつて会計事務所では、「三枚複写式伝票」というものが用いられていました。
名称のとおり三枚一組の伝票で、一番上の伝票に仕訳を記載すると、二枚目と三枚目にそれぞれ借方・貸方として複写されるという仕組みでした。
三枚複写式伝票を使うことで、仕訳日記帳と総勘定元帳が同時に作成できるという仕組みだったわけです。
現在では使われなくなった 仕組みですが、直感的に総勘定元帳作成するというイメージがつかみやすいものといえます。
総勘定元帳とは 問題集に出てこない理由
総勘定元帳は、取引の記録が科目ごとに集約されるという重要な書類なのですが、簿記を勉強しているときはあまり目することはありません。
簿記の問題という資料の制約上、総勘定元帳のデータは問題文の指示として現れます。
例えば決算処理の問題で、期中の固定資産の増減に関する指示などが、本来は総勘定元帳をみることで参照する会計データといえます。
とはいえ、現在では実務上も総勘定元帳をみるというよりは、会計ソフトの科目ごとのデータを確認する 印象です。
総勘定元帳とは キャッシュフロー計算書作成に必要
総勘定元帳は、決算の際に各勘定科目の残高を確定するという点で必須の資料です。
また、上場企業など以外では義務付けられてはいないものの、キャッシュフロー計算書の作成においても不可欠です。
キャッシュフロー計算書では、お金の増減を営業活動・投資活動・財務活動とに分けて分析をします。
キャッシュフロー計算書の作成では、2会計期間の貸借対照表と1会計期間の損益計算書、さらに株主資本等変動計算書が必要です。
しかしこれらの決算書だけでは、各勘定科目ごとの増減の詳細が分かりません。
例えば、固定資産では、期中に購入や売却や除却があった場合、それぞれの取引を確認する必要があります。
このためキャッシュフロー計算書の作成では、決算書だけではなく詳細な増減がわかる総勘定元帳が必要になるというわけです。
会計ソフトを使うことで作成の負担は大幅に下がった総勘定元帳ですが、依然として重要な会計資料といえます。
蛇足
会計事務所に勤務していた頃、複写された伝票を毎月に並び替えていたことがあります。
懐かしいなーと思うのですが、21世紀のお話です。
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