インターネットファクスという折り合い
なし崩しにならないようにしつつです。
魚眼レンズで撮影
ファクス 2012年に卒業
コミュニケーション手段は多い方が良く、どれもこれも使いこなせることはビジネスで必須条件です。
という幻想を卒業したのは2012年11月でした。
中途半端に具体的な時期を覚えている理由は、通信会社での転職がスタートして環境が変わったためです。
大手の通信会社でしたが、ファクスの利用は「禁止」でした。
(品性を保つため表記は「ファクス」であり、「ファ○クス」ではありません)
電話・メール、さらに音声通話会議システムが多用されていた組織でしたが、ファクスの利用は禁止でした。
ファクスの利用が禁止されていたのは、いくら対策をたてても誤送信が発生することにあったそうです。
情報流出のリスク管理から、ファクスは利用禁止、さらに数年後ファクス機器の撤去にいたりました。
ファクスを利用しないことで、以下のメリットが得られたことを記憶しています。
・誤送信による情報流出リスクが無くなった
・印刷する紙の削減
・資料のデータ化(による保管と再利用)
なお、会社の外部へのメールには上長の承認が必要な仕組みが施されていました。
ファクス インターネットファクスHelloFaxで折り合いをつける
枯れた技術のしぶとさを甘く見ていました。
最終地点と思って転職した税理士業界では、ファクスは現役でした(笑)。
私の事務所ではファクスは置かず、置くつもりもないのですが、やりとりによってはファクスまたは郵送のみというケースにも遭遇しました。
(メールアドレスがあるかもと期待しましたが、発見できず)
コンビニのファクスサービスを利用する手もありますが、ウェブだけで完結かつ無料ということで「HelloFax」を利用しました。
日本語のページが無いのは残念ですが、無料サービスの利用だけならそれほど支障はありません。
利用の手順は以下の通りです。
・送りたい書類をスマホで撮影してクラウドに保存する。
・私は「AdobeScan」で撮影してPDF化→グーグルドライブに保存しました
(ドロップボックスやエバーノートも可能ですし、パソコンに保存しても可能)
・HelloFaxにログインして、「Send a fax」にアクセス
・保存しておいたファイルをグーグルドライブより選択する
・ファクス番号の入力をする
・日本への送信には、「+81 ファクス番号」です。
・ファクス番号からは市外局番の先頭の0をカットします。
(ファクス番号が076-123-4567なら、+81761234567)
・最後に「Send」を押して送信です。
送信後は、あらかじめ登録したメールアドレスに送信完了のメールが届きます。
留意点は、無料で送れるのは5枚限定ということです。
ファクス なし崩し防止もしておく
やむを得ずファクスを利用することはあります。
ただし、惰性やなし崩しでの利用状況を放置すると情報流出やコスト増加、データ利用の不備といったデメリットも残存します。
ファクスでの受付とされていても、メールアドレスの表記があればしれっとメールで済ませたいところです。
また、アドレス表記が無い場合でも、自分のメールアドレスは送信する書類に記載して相手方に伝えておきます。
自然に変わることを期待するより、ちょっとした工夫でも自分から提案しておきましょう。
蛇足
枯れた技術が朽ちるまでは相当の時間を要しそうです。
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