ミーティング手段 対面とZOOMは補完関係 電話は緊急対応限定

理屈より実感・・・


この程度で解決できたハズ。

ミーティング手段 本当に便利か?

先日、とあるお客様との応対で、
お客様「持続化給付金て税金かかるんだっけ?」
私「所得税がかかりますね」
お客様「申告書のどこに書くんだっけ?」
私「申告書ではなく、決算書の収入に書きます」
お客様「決算書?」
私「売上や経費を書いている横長の書類です」
お客様「横?、横のどこに書くの?」

その後のやりとりで必要なことはお伝え出来ました。

このいまいち冴えないやりとりの原因の一つは、
電話でのやりとりだった、ということにあります。

冒頭の画像のように、決算書を示しながらならば、
もっとスムーズに済んだやりとりでした。

ミーティングの手段は増えています。

ただし、手段の選択の優先付けがされていないと、
時間も浪費するうえに、成果より誤解が残ります。

ミーティング手段 リアルとリモートは補完関係

コロナ禍の怪我の功名といえるのが、
リモート会議、ZOOM(ズーム)での面談や打ち合わせです。
(ZOOM飲み会はおまけ(笑))

時間と空間の差をゼロにすると言われたインターネットの明らかな成果です。

ZOOMに代表されるリモート会議では、
・移動の時間が不要
・移動のコスト削減
・移動による事故の不安がなくなる
・資料や書類の紛失がなくなる
といったメリットがあります。

また、ZOOMを使用している実感では、
リアルな対面より冗長性を感じやすいので、
打ち合わせを短時間でまとめる傾向があります。

リモート会議は便利な反面、
・画面だけの情報に限定される
・応対者のおかれている状況や雰囲気は伝わらない
といった不満もあります。

ミーティング手段でのリアルかリモート会議かは、
どちらか一方という択一ではなく、
状況に応じて使い分ける補完関係です。

ミーティング手段 電話は緊急手段

私はミーティング手段としての電話には、否定的です。
急に時間をとられる上に、複雑なやりとりでの成果が期待できません。
(with電話のためのマイルール)

とはいえ、電話には動かしがたい優位性があります。
・組織なら固定電話、個人なら携帯電話を持っており、連絡が可能
(メールアドレス無ではリモート会議が選択肢にできません)
・連絡手段としての速報性が高い
・社会的に認知されている

電話を完全に排除しきることは、現状不可能です。

ただし、利用の優先度や使う状況は変えられます。

電話は、緊急時の連絡手段です。
ちょっとした連絡や、切迫していないやりとりならメールで済みます。

込み入ったミーティング手段はリアルでの対面とリモート会議の選択があります。

どんな内容をやりとりするか、
どの程度のスピードや締め切りがあるか、
どの程度やりとりの内容を知っているか、
ミーティング手段の選択は、そうした整理が必要になります。

 

蛇足
ミーティング手段としてFAXは含めていません。
手段を排除しておくこともトラブル回避です。
(コミュニケーションツールを整理しておく)

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