チェックリストを形骸化させないコツとは？
チェックリストは有名でよく使われている
形骸化の管理ツールかもしれません(皮肉笑)。
チェックリスト形骸化 仕事の邪魔？
ツール(tool)ということばは、直訳すれば道具ですが
手法や手段といった意味でも使います。
経営管理ツールといった使い方もされます。
管理ツールとしては、
- ガントチャート
- to do リスト
- チェックリスト
などがあります。
上記のようなツールを使う理由は、
- 仕事の見える化
- 仕事の漏れを防ぐ
- 仕事のミスを予防する
といった効果を期待しています。
税務会計の処理は確認事項が多いので
チェックリストを使うことがよくあります。
私もチェックリストを使っています。
しかし、かつて税理士事務所に勤務したときには
チェックリストが形骸化の象徴のようで邪魔でした。
チェックリスト形骸化 利活用するコツとは？
チェックリストは有名な管理ツールです。
その一方で、形骸化の象徴という印象も強いツールです。
処理や仕事の終わりに形式的に添えるだけの書類
という残念な見方もされます。
私が勤務時代にチェックリストに残念な印象をもっていたのは、
- チェックする内容や必要性を理解していない
- チェックリストと確認対象がマッチングしない
- チェックすることが自己目的化している
という理由でした。
私の知識や理解不足も原因でしたが、チェックリストの利用では
陥りがちな失敗もあります。
誤解の一つは、チェックリスト自体が自動的に機能する
という発想です。
ちょっと極端な設定をしてみます。
税務会計の知識や経験が全く無い方がチェックリストを使っても
想定した結果は得られません。
見方を変えると、お仕着せのチェックリストは役に立ちません。
チェックリストの利用が形骸化している印象を感じるなら、
チェック対象の内容や影響をわかっていない可能性があります。
チェックリストには、ある種のオリジナリティが必要です。
チェックリスト形骸化 記録と更新のセット
税務会計の処理でチェックリストを使う場合では、
致命的なミスを予防するという効果を期待します。
致命的なミスは、
- 想定外の税負担
- 賠償責任問題
といったトラブルにつながります。
チェックリストでの確認項目では、
- 類型化されたトラブル原因
- 個人的な失敗やヒヤリハット
といった内容を盛り込むことになります。
言い換えれば、チェックリストには過去の業務の経験も
反映されます。
さらに、チェックリストが惰性で使われないように
- 使用期限をつける
- リストを更新する
といったことも必要です。
更新しない、するつもりのないチェックリストは
儀式用のツールです。
蛇足
とある通信会社に勤務していた際のチェックリストには
使用期限が書いてありました。
感心したのですが、その使用期限が数年先だったので
いまいち感が残りました(笑)。
＜ご案内＞
■林友範税理士事務所
■災害と税金の情報
