チェックリストを形骸化させないコツとは?

チェックリストは有名でよく使われている
形骸化の管理ツールかもしれません(皮肉笑)。

チェックリスト形骸化 仕事の邪魔?

ツール(tool)ということばは、直訳すれば道具ですが
手法や手段といった意味でも使います。

経営管理ツールといった使い方もされます。

管理ツールとしては、

  • ガントチャート
  • to do リスト
  • チェックリスト

などがあります。

上記のようなツールを使う理由は、

  • 仕事の見える化
  • 仕事の漏れを防ぐ
  • 仕事のミスを予防する

といった効果を期待しています。

税務会計の処理は確認事項が多いので
チェックリストを使うことがよくあります。

私もチェックリストを使っています。

しかし、かつて税理士事務所に勤務したときには
チェックリストが形骸化の象徴のようで邪魔でした。

チェックリスト形骸化 利活用するコツとは?

チェックリストは有名な管理ツールです。

その一方で、形骸化の象徴という印象も強いツールです。

処理や仕事の終わりに形式的に添えるだけの書類
という残念な見方もされます。

私が勤務時代にチェックリストに残念な印象をもっていたのは、

  • チェックする内容や必要性を理解していない
  • チェックリストと確認対象がマッチングしない
  • チェックすることが自己目的化している

という理由でした。

私の知識や理解不足も原因でしたが、チェックリストの利用では
陥りがちな失敗もあります。

誤解の一つは、チェックリスト自体が自動的に機能する
という発想です。

ちょっと極端な設定をしてみます。

税務会計の知識や経験が全く無い方がチェックリストを使っても
想定した結果は得られません。

見方を変えると、お仕着せのチェックリストは役に立ちません

チェックリストの利用が形骸化している印象を感じるなら、
チェック対象の内容や影響をわかっていない可能性があります。

チェックリストには、ある種のオリジナリティが必要です。

チェックリスト形骸化 記録と更新のセット

税務会計の処理でチェックリストを使う場合では、
致命的なミスを予防するという効果を期待します。

致命的なミスは、

  • 想定外の税負担
  • 賠償責任問題

といったトラブルにつながります。

チェックリストでの確認項目では、

  • 類型化されたトラブル原因
  • 個人的な失敗やヒヤリハット

といった内容を盛り込むことになります。

言い換えれば、チェックリストには過去の業務の経験も
反映されます。

さらに、チェックリストが惰性で使われないように

  • 使用期限をつける
  • リストを更新する

といったことも必要です。

更新しない、するつもりのないチェックリストは
儀式用のツールです。

 

蛇足
とある通信会社に勤務していた際のチェックリストには
使用期限が書いてありました。
感心したのですが、その使用期限が数年先だったので
いまいち感が残りました(笑)。

<ご案内>

■林友範税理士事務所

ご依頼はこちらから

■副業をされている方も応援しています!

副業から始める確定申告セミナー動画