書類を残すコストをゼロに近づける！
PDFでペーパーレス化と折り合う

3人の特定の肖像や数字の記載されている紙束は歓迎です(笑)。

残念ながら、上記以外は早々に処分が必要です。

書類をゼロへ　ルールが必要になる現状

減らそうという努力をしたことがないにもかかわらず
紙幣は旅立っていきます(笑)。

増やそうという努力も意欲もないにもかかわらず
紙幣以外の書類は増えていきます。

事務所宛に届くダイレクトメールは「受取拒否」で
返送しているので減少傾向です。

お客様から預かる書類は返却が前提なので、問題となりません。

一向に減らない発出元は税理士会(笑)。

会報や各種の案内、研修資料は依然として紙書類が中心です。

外部組織から受け取る情報の媒体はコントロールしきれないので、
何らかの工夫、試行錯誤の対象となります。

書類をゼロへ　コストと体力の負荷

紙書類をゼロへ近づけたい理由には、

• コスト
• 体力(笑)

といった問題があります。

紙書類の保管はコストがセットです。

• 場所
• 棚・キャビネット
• ファイル
• 穴あけパンチ・綴紐・フセン等
• シュレッダー
• 処分費用

「場所」のコストは固定費用でもあり、削減が容易ではありません。

私が以前勤務した税理士事務所では書類で床がたわんでいた！？
といった光景もみかけたことがあります。

うっかりすると、「修繕費」も追加です。

また、紙書類の取り扱いは「体力」も必要です。

定期的に累積していく可能性のある紙書類は「重量物」化します。

参照するにも、データとして取り扱うにも負荷がかかる媒体です。

不要な紙書類の放置は邪魔になるだけでなく、
業務のコスト・効率化でもマイナスになります。

書類をゼロへ　PDFで折り合う

紙書類の処分では、下記の分類が挙げられます。

• 紙のまま保管　←　契約書など
• 一定期間保管後廃棄　←　会議資料など
• PDF化やデータ化
• 即廃棄

「即廃棄」を優先したいわけですが、紙書類と折り合う選択肢もあります。

「PDF化」は紙書類をデジタル化「Digitization(デジタイゼイション)」で残す点で有効です。

現状、完全にデータだけでやりとりをすることよりも、

• 紙書類のPDF化を経由する

といった選択肢が「事実上の標準」処理といえます。

電子申告が推奨されている税務申告ではあっても、
紙書類での申告書の様式は健在です。

紙書類はデータとしての利用価値があるからこそPDF化して残します。

紙書類を現物で保管するとコストや体力(笑)で負荷がかかるだけでなく、
参照やデータとしての利用にも差し支えます。

一足飛びに「Digitalization(デジタライゼイション)」は実現できません。

PDFは取り扱いに試行錯誤を要する形式ですが、デジタル化は達成できています。

ペーパーレス化もデジタル化も外部組織を無視しては進められません。

PDF化は現実的な折り合いとして利用、試行錯誤の対象になります。

 

蛇足
PDF化といえばスキャナーが連想されます。
私は現状スマホアプリで対応しています。

• Adobe Scan
• Microsoft　Lens
• ｖFlat

どれも手軽に利用できます。
　(スキャナアプリの使い分け)

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