Gmailの作成を効率化する ショートカット・単語登録・テンプレート

ちょっとした積み重ねを取りこぼさないことが大きな効率化になります。

Gmail作成 発信は時間が必要

仕事上の対面以外のやりとり・コミュニケーションでは、

  • 電話
  • メール
  • チャット
  • 郵便
  • FAX

などが一般的な手段です。

電話は双方向でのレスポンスが速いメリットがありますが、
仕事上多用していると時間をとられます。

郵便は、私の場合受け取る側になる方が圧倒的に多くなっています。

FAXは使っていません。

メールを使うメリットは以下の通りです。

  • やりとりの記録が残せる
  • データやデジタルの資料を添付・共有できる
  • メールアプリと他のアプリを連携することができる
  • 発信する側と受信する側の時間調整が不要

便利なメールではありますが、作成には意外に時間がかかります。

Gmail作成 ショートカット・単語登録・テンプレート

メールの作成に時間がかかるのは、文字・テキストでのやりとりのため

  • 誤解を防ぐ文章や語彙(ごい)
  • 期待される形式がある

といった点での前提があるからです。

見方を変えると、メール作成には形式的・典型的な処理が多いといえます。

形式的・典型的な処理とデジタル処理のメールは相性が良いはずです。

私はメールの作成では以下を利用しています。

  • ショートカット
  • 単語登録
  • テンプレート

以下ではGmail でのメール作成の効率化の紹介です。

まず、ショートカット

Gmail でショートカットを利用する際には、ショートカットを有効化します。

設定(歯車アイコン)→「全般」→「キーボードショートカット」→「キーボードショートカットON」
と設定します。

新規メールの作成は「c」を押すだけでショートカットできます。

単語登録もおすすめです。

「単語の追加」より登録できます。

出力したい「単語」はフレーズでも登録可能です。

「よみ」は利用しやすいように設定できます。
会計ソフトを使っている方なら勘定科目の入力コードのイメージで設定します。

単語登録では、

  • 自分の名前
  • 自宅や勤務先の住所
  • メールアドレス
  • 電話番号

なども登録しておくと便利です。

Gmail でのメール作成ではテンプレートの作成がおすすめです。

一度作成したメールを反復して利用できます。

テンプレートの作成する前に「歯車」→「詳細」→「テンプレート」→「有効にする」
を設定しておきます。
(「変更を保存」をお忘れなく)

テンプレートの作成は、メールを作成した後で「その他のオプション(右下の3点)」より、
「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」
で設定できます。

 

テンプレートの利用は、新規メール作成の「その他のオプション」→「テンプレート」より
利用したいテンプレートを選択すれば挿入できます。

Gmail作成 見直しやメンテナンスも

Gmail のテンプレートは最大50個まで作成可能です。

とはいえ、多すぎるテンプレートはかえって不便です(笑)。

一度作ったテンプレートでも、必要に応じて見直してみることはおすすめです。

保存してあるテンプレートを編集して上書きすることができます

「その他のオプション」→「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」から
「テンプレートの上書き」を選択します。

ちょっとずつでの工夫でも年単位でとらえれば、大きな効率化になります。

 

蛇足
手書きはおろかキーボードの入力も減らしています。
進歩と退化は表裏一体かもしれません(笑)。

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