処理の流れを記憶して効率化する！
意味内容と処理の手続きをセットでイメージする！
12月以降の年末調整、1月の法定調書や給与支払報告書・源泉徴収票、
償却資産税、さらに確定申告と続きます。
1年経ってみたら、すっかり忘れているかも(笑)。
「(笑)」ばかりでは残念なので、フォローがおすすめです。
手続きを定着 すっかり忘れた！？
毎年12月から翌年3月までは税務会計の処理や手続きが続きます。
年末調整・法定調書・給与支払報告書・償却資産税、確定申告です。
税制の変更は毎年ありますが、上記の処理や手続きは変化なしです。
毎年定番の業務ではあるものの、事業者や担当者からは
「すっかり忘れた(笑)」と言われることが重なります。
期限があるので対応させるをえませんが、後手に回ることで
他の業務にもしわ寄せがきます。
せっかく取り組んだ業務の理解や記憶を定着させることは
翌年以降の効率化になるはずです。
手続きを定着 理解も経験も手続きで！
「すっかり忘れた」の背景には、
- 業務の全体像、内容を理解していない
- 手掛けた処理のつながりがわからない
- 処理後の振り返りの機会がない
といったことが影響しています。
たとえば、「年末調整」。
誰を対象に、どんな処理を難の目的で行なうかの理解が必要です。
国税庁の「年末調整のしかた」では以下の記載です。
文言は正確で不足のない記述ですが、噛み砕いた表現でとらえると
理解と記憶に役立ちます。
会社・従業員双方の視点から年末調整の要点をとらえます。
- 給与所得者を対象に
- 毎月天引きの源泉所得税分を精算するための処理を
- 会社側で行なうため
- 扶養控除や保険料控除のデータが必要
会社は年末調整後に税務署と市町村役場に結果の報告がします。
- 税務署へ「法定調書合計表」を支払調書と源泉徴収票
- 市町村役場へ「給与支払報告書」
作成した資料を並べてみるとつながりが把握できます。
年末調整には給与と所得控除のデータが必要です。
左側の控除申告書を真ん中の源泉徴収簿に給与とともに転記して精算した後で、
右側の源泉徴収票や法定調書合計表に反映させます。
個々の書面作成時につまづいた箇所は記憶に残りやすいのですが、
全体の手続きのなかでの位置づけも見逃せません。
提出期限はありますが、処理が済んだら即提出となると、
部分も全体での処理の記憶も定着しません。
提出するための確認だけでなく、作業や処理の記憶の確認のためにも
時間をおいた見直しがおすすめです。
手続きを定着 ツールで効率化の誤解
年末調整の処理は毎年の定番とはいえ、所得税が複雑化しているので
処理が煩雑になっています。
手書きや書面による処理ではなく、ITの利用により効率化もできます。
煩雑な書面の収集や管理、転記処理の効率化は魅力です。
他方、ITの利用は部分的な処理の効率化に限界があります。
処理や手続きを行う担当者が対象の業務をイメージできていないと、
ツールの利用に追いつけません。
意味内容の個別・全体の理解と作業や手続きをセットで振り返ると
「すっかり忘れた(笑)」をスルーできます。
蛇足
年末調整の処理や手続きはデジタル・オンライン化がおすすめですが、
業務の全体像を掴む場合には書面がわかりやすい印象です。
書面作成を想定するとゲンナリするので、効率化の励みにもなります(笑)。
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