業務の記録は日付を効率よく加えて活用する!
メモ帳にタイムスタンプ機能をサクッと追加!
仕事の効率性はツールや運用次第で大きく変化します。
お金やスキルが必要な選択肢もありますが、
お手軽な選択もあります。
Windowsのメモ帳の利用もその一つです。
業務の記録 記憶だけでは非効率
記憶よりも記録が大切、という考え方は定着しています。
実体験のともなった記憶は当事者の印象に強く残るので、
学習効果があります。
ヒヤリハットや手痛いミスは後日に活かされます。
他方、日常業務や生活の大半は印象深いとは言えません。
ルーチンワークと若干の追加や変更と平板です。
とはいえ、記憶に頼ると後日の確認にかえって手間取り、
結果として非効率です。
労力を少なく、かつ効果的な記録を残すことが効率的となります。
Windowsの「メモ帳」を一工夫することがおすすめです。
業務の記録 メモ帳にタイムスタンプ!
「メモ帳」は標準で搭載されているアプリです。
文字通りメモをとるために手軽なアプリです。
メモ帳アプリは、
- テキスト・文字を中心に
- 箇条書きで
- 日付を添えて
業務の記録をとるために使用します。
欠かせない対象は「日付」です。
日付を欠いている記録があることで確認の手間が増えます。
効率的に、漏れなく日付を記載しておく仕組みがあれば、
効率性と利用の安定性もアップします。
メモ帳でファイルを作成する際に、
- 冒頭に「.LOG」(ドット・エル・オー・ジー)と記載しておくと、
- ファイルを開いた日時が記載される
といった効率化が可能になります。
上記のファイルを名前をつけて保存した後で再度開くと、
ファイルを開いた日時が自動的に記載されます。
時間が不要であれば削除して利用も可能です。
メモ帳での記録は地味ですが、デジタルデータでもあるので、
検索も容易です。
- 「編集」→「検索」
- ショートカット:Alt→E→F
業務上のメモを継続的にとる必要があるときに効果的です。
お金もスキルも不要ですがおすすめです。
業務の記録 西暦と和暦で悩まない!
前段までだと1,000文字未満となり、少々物足りません(笑)。
メモ帳での「暦」の扱いも追加します。
Windowsの設定より西暦と和暦の変更は可能です。
「日付と時刻」→「データ形式を変更する」で表記を変えられます。
私はファイル名や手書きのメモなどでは「2024R60502」といった形式で
記録をとっています。
(年表記は西暦・和暦どっちを利用するか?)
メモ帳アプリの仕様では西暦又は和暦となります。
私は西暦で表示して、必要に応じて和暦を補っています。
私的なメモと割り切って、タイムスタンプは西暦のみの表記としています。
アプリの仕様上、「時間」→「年月日」の表記は固定となっているようです。
「時間」の記録までは必要ないので削除しています。
日付の記録は大切ですが、お仕着せの仕様がベストではありません。
必要な効率性を得る選択がおすすめです。
蛇足
アイキャッチ画像は実家で栽培予定のキュウリの苗です。
イボのない品種のようです。
イボのあるキュウリは見かけなくなりましたね。
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