議事録は功罪のバランスをとって作成する！
AIやアプリ活用はベストの選択か？

会議が好きという方は多くないと思います。

では、「議事録」の作成なら好きかというと…？

もっと避けたいかもしれません(笑)。

とはいえ、避けられないときの対処も必要です。

議事録とAI　任されることもある

税理士業で独立していると、組織での業務とは無縁になるはず
と想っていました。

残念ながら誤解でした。

税理士は「税理士会」への登録が必要です。

「日本税理士会連合会」といった全国組織だけでなく、
各地方ごとの税理士会や支部に所属する必要があります。

業界団体のメンバーとして会議に参加することもあり、
「議事録」の作成を任せられることもあります。

議事録とAI　どう頑張らないか？

子供の頃、「速記」に魅力を感じました。

発言を瞬時に筆記できる技術が魔法のように思えたからです。

直感的にいまいちわかりにくい「簿記」と雲泥の差です(笑)。

他方、残念ながら私は速記ではなく簿記のみを習得して
現在に至っています。

スキルや経験の不足はどんなことでも足を引っ張ります。

うっかり頑張ろうとすると、かえって空回りしそうです。

議事録作成のために、

• 会議中に完璧なメモをとる
• 音声データから完全な文字起こしを行おうとする

といった頑張りが想定できますが、実行前にくじけそうです(笑)。

特殊な訓練を受けることもなく、完璧な記録をとろうとしても、
10分もしないうちに音を上げます(笑)。

ITやAIの活用が現実的です。

私が議事録作成でとった対応は以下のとおりです。

• スマホとアプリを利用して会議を録音
  • アプリ「ボイスレコーダー」
• AIと適切なプロンプトを利用しての文字起こし
  • 発言者
  • 発言順序
  • フォーカスしたい論点を明示
  • 文体(体言止め、ですます調など)を統一

ツールや具体的なAIの選択には違いや変化があっても、
上記の方針であればくじけずに議事録が作成できます。

議事録とAI　功罪のバランスをとる！

議事録を作成することで、

• 記憶頼みでの曖昧さを回避できる
  • 言った・言わない対策
• 情報の共有が可能になる
  • 次の行動につながる

といったプラスの面、功があります。

議事録作成者に緊張感をもたせる効果もついてきます(笑)。

反面、議事録の作成にはデメリット、罪の面もあります。

• 作成の負担が担当者に偏る
• 作成が自己目的化することもある
• 作成者の主観が入る可能性がある

議事録の作成の功罪のバランスをとることが必要です。

• 開催日時・場所・参加者
• 会議のテーマと主要トピック
• 次へのアクションや課題

あえて議事録を作成するのであれば、作成を無駄にしない
参加者の同意があることもプラスとなります。

 

蛇足
アイキャッチ画像は「マルフジ(石川県小松市)」のロールケーキです。
巻かれた生地の中心部にも栗が入っていました。
寒い季節は苦手ですが、スイーツが充実しているので
楽しみが増えますね。

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