Excelデータを共有して活用する! 表示ルールから共有する

ファイルやデータの共有の前に共有しておきたいルールがあります。


分けてあっても独り占めのメロン(茨城県鉾田市産)

Excelデータ共有 仕事やった感の末路

仕事の「達成感」ということばからは何かしらの
ポジティブな印象があります。

対照的に似て非なる表現では、仕事の「やった感」があります。

どちらも仕事が完了したことを表してはいますが、
後者にはあまり期待できそうにもありません(笑)。

形式や見た目は整っていても、なかみがともなっていない
という想像ができます。

そうした「やった感」の成果で困ることでは、

  • 当事者に悪意がないが、
  • だからといって周囲にプラスにならない
  • むしろ状況を悪化させる

といった残念な結果になることです。

「やった感」で空回りしない予防策が必要です。

Excelデータ共有 ルール化の目的

Excel を使った仕事では、自己完結する処理だけでなく、

  • データを共有しながら処理する
  • データを他で活用する

といったことがよくあります。

見方を変えると、データの共有や活用を想定しない処理では
見た目とは裏腹にトラブルや非効率の原因になります。

幸か不幸か、そうしたトラブルはどこの業界でもあるようです。

たとえば、総務省。

総務省統計局があるようにデータの取り扱いが欠かせません。

そのためExcelでのデータの運用をスムーズにするための
ガイドラインが公表されています。
(「総務省 統計表 ルール」で検索)

  • 統計表における機械判読可能なデータ作成に関する表記方法

提示されている内容は以下の通りです。

「セルの結合をしていないか(チェック項目1-4)」などの目次をみると、
Excelデータでのトラブルあるあるが想像できます。

上記のガイドラインでは、

  • ルールから外れた処理によるトラブル
  • 修正のための措置

が示されています。

セルの結合によるトラブルと修正では以下の通りです。

「修正前」でも目視で確認できるデータは「修正後」と同じですが、
集計や転記などの編集ではトラブルになります。

あらかじめデータの表示や入力のルールが統一されていれば、
当初のファイル作成以上に有効なデータとなります。

Excelデータ共有 ルールは共有しておく

私もかつて仕事の「やった感」にはまったことがあります(笑)。

シンプルで素っ気ない入力の処理に無駄な編集を加えて、
「やった感」を上乗せしていたことがありました。

「やった感」の処理が必ずトラブルになるとはいえませんが、

  • 時間を経て
  • 自分以外の方が
  • 違う目的で

データを利用する場合には支障をきたすことが予想できます。

こじれる「やった感」よりも具体的な達成のためには、
表示や入力のルールの共有が有効になります。

ガイドラインは下記よりダウンロード可能です。

 

蛇足
どこの業界も抱えている問題はそれほど変わりませんね。

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