リモート会議は「画面共有」の利用で
主催者も参加者も負担を下げられます!

効率化するはずの手段がストレスの素になる
という負担は避けたいはずです。

主催者目線からのアプローチです。

リモートの負担 格差が拡大!?

リモート会議が定着したことは2020年(令和2年)からのコロナ禍の
数少ない成果です。

ICT利用が低調といわれる税理士業界でさえも、
会議や研修でのZOOMミーティングは定着しました。

通常の打ち合わせでもリモート会議は欠かせない選択肢
ということができます。

とはいえ、リモート会議の「参加」には慣れたけど、
「主催」では不案内というケースも多いようです。

リモート会議の定着は、

  • 「主催」側と「参加」側でのノウハウの差が大きくなった

という面の格差拡大も進んだ印象があります。

「主催」側だからといって負担が大きくなるわけではありませんが、
留意しておきたい操作があります。

画面共有」です。

リモートの負担 主催者からのアプローチ

リモート会議をテレビ電話会議ととらえると誤解があります。

その一つが「画面共有」です。

パソコンを使ってのリモート会議では、

  • ZOOMなどのリモート会議用のアプリ
  • 参加者が参照する資料

といった操作を同じパソコンで行うことになります。

うっかり主催者側がリモート会議の進行だけに集中すると、
参加者が置き去りにされかねません。

とくに、リアル会議とリモート会議の併用のハイプリッド会議では、
主催側が目前のリアル会議に気を盗られがちになります。

基本的な画面共有の操作を確認しておくとトラブルが予防できます。

ZOOMでの画面共有では、

  • 共有するファイルはあらかじめ開いておく

という準備が必要です。

また、パワーポイントを使う場合、

  • 「詳細」から必要な範囲を選択する

といった操作で参加者に余分な情報を見せずにすみます。

上記の「詳細」でパワーポイントを使うと、

  • 参加者にはスライドのみを示し、
  • 主催側では必要に応じて別のスライドにアクセスする

といった操作も容易になります。

下記ではオレンジ色の枠内だけが参加者側からみることができます。

画面共有の操作を適切に利用することで、主催者も参加者も負担が少なくなります。

リモートの負担 資料とシナリオ

リモート会議のメリットは、

  • 移動の時間が不要になる
  • 会場設営の手間が不要になる
  • ペーパーレス化を進められる

といったことがあげられます。

いいことずくめのようですが、準備が必要なこともあります。

  • 共有する資料・ファイルの準備
  • 会議の進行のシナリオの設定と確認

リアル・対面の会議であればできたはずの対応が
リモート会議では躓きつまづの原因になります。

リモート会議を選択したことで利用できる時間を
上記の準備に振り替える必要があります。

なんだか時間と労力の天引き源泉徴収の印象があります(笑)。

それでも残る時間と不要になった労力をかえりみれば、
後戻りしない取り組みがおすすめです。

 

蛇足
リモート会議を「電話会議」と同じという見方があります。

私はそうした見方には反対です。

音声でのやりとりだけを前提とした電話会議のスタイルを
リモート会議に持ち込むと、

  • 主催者や特定の参加者の「独演会」になる(笑)

という可能性が高まります。

資料を共有しつつコミュニケーションするリモート会議には
電話会議とは異なる進行上の留意点があります。

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■林友範税理士事務所

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