紙の資料を受け取ってもExcelに手入力しない!
スマホとExcelで取り込む!

頑張って入力する!、という意気込みを
別のアプローチで活かしてみるおすすめです。

Excelを使うといっても、関数もVBAも不要です。

金箔つきの「上高地の四季」(井出製菓安曇野株式会社、長野県安曇野市)

手入力しない 紙では先に進めない

税理士という仕事上、お客様からのデータ無しでは始まらない
といった状況があります。

問題は「データ」。

データの確かさや適時性といった内容面が最重要ですが、
形式面も無視できません。

たとえば、提供されるデータの形式が「紙」である場合。

参照や閲覧だけならともかく、データとして先に進めません。

パソコンで扱えるように処理する必要があります。

資料を見ながら手入力するという選択もありますが、

  • 時間がかかる
  • 誤入力の可能性がある
  • 入力対象を選別する必要がある etc.

と処理前からゲンナリしてしまいます。

スマホとExcelの機能を使って、紙の資料をExcelに取り組む!
といったアプローチが魅力となります。

手入力しない スマホとExcelで取り込む!

今回取り込み対象としたのは、預貯金口座の一覧です。

手順の概要は以下の通りです。

  1. スマホで表を撮影・加工して、アップロード
  2. Excelで画像データとして取り込み
  3. Excelの機能で加工する

スマホで撮影・加工

対象となる資料をカメラで撮影します。

次にアプリ「Snapseedスナップシード」で画像を加工します。

加工に使う機能は以下の2つです。

  • 「切り抜き」
  • 「画像調整」

まず、「切り抜き」。

可能な限り取り込みに必要な範囲に絞ります。

都合により画像差し替え

次に「画像調整」で「明るさ」を強めます。

加工後は「エクスポート」して、クラウドストレージにアップロードします。

Excelで画像データとして取り込む

Excelの「データ」タブ→「画像から」を利用して、
アップロードした画像を取り込みます。

ファイルを指定すると、自動的に取り込みが始まります。

「データを挿入」を選択すると、Excelに反映されます。

ここまでの処理で、

  • アナログの紙資料がデジタルのデータとして取り込めた!

という成果が確認できます。

手入力しない 加工してデータ利用!

紙資料をExcelに取り込んでしまうと、ホッとします。

とはいえ、取り込み直後は、

  • 余分な行や列がある
  • 余分なデータが混入している
  • 数値なのに数値として扱えない!?

と残念な状態です。

とくに数値のはずのデータが取り扱えないと不便です。

たとえば、下記にようにドラッグしても「合計」が出力されない場合。

Excelの機能で加工

余分な行や列は、該当する行や列をドラッグして、

  • 右クリック → 「削除」

で片付きます。

次に余分なデータを片付けます。

表の「口座番号等」列の「/(スラッシュ)」が邪魔です。

「置換」機能を使って処理します。
 (ショートカット:Ctrl+H)

置換機能を使って削除を処理するときには、

  • 「置換後の文字列」は空欄

として置換します。

次に「請求金額」列を処理します。

まず、金額を右に揃えます。

対象範囲をドラッグして、「ホーム」タブ→「右揃え」です。

しかし、下記の通りデコボコしています。

「半角スペース」が邪魔している可能性があるので、置換で削除します。

「検索文字列」は半角スペース分を反映させておきます。

置換後はスッキリした状態になりました。

それでも、上記の範囲をドラッグしても「合計」が出力されません。

念のため、Excel画面下の「ステータスバー」を右クリックして、
「合計」にチェックが入っているか確認します。

データが「テキスト」のため「数値」として扱われていない
と考えられるので変換します。

とりあえず、処理対象と無関係のセルに「1」を入力します。

  1. 上記「1」のセルをコピーして、
  2. 数値に変換したい範囲をドラッグして、
  3. 右クリック→「形式を指定して貼り付け」に進み、
  4. 「演算」→「乗算」を選択します。

最期に範囲をドラッグして、「合計」が出力されるか確認します。

お疲れ様でした 😆 

上記の処理を一見すると、手入力の方がシンプルじゃないか?
と拒絶反応があるかもしれません。

錯覚です(笑)。

「物は試し」・「してみてよきにつくべし」がおすすめです。

 

蛇足
上記の試みが成功すると、

  • データとして扱える爽快感
  • 手入力への忌避感

それぞれが高まります(笑)。

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■林友範税理士事務所

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