紙とペーパーレスの折り合いをつける電子化と書き込み

過渡期って振り返ってみないとわからないんでしょうね。

ペーパーレス過渡期 完全な状態は棚上げ

仕事の仕組みを変えるときに嫌われるやり方があります。

  • 中途半端
  • 新旧併用・複線化

急激な変化を嫌って、折り合いをつけているようで
実態は古くて効率の悪いやり方を残しているだけ
と残念な状況になります。

たとえば、ペーパーレス化。

紙に出力する仕組みを残すことで、

  • 印刷コスト(インク代・プリンターや複合機)
  • 保管コスト(家賃や消耗品費)
  • 事務負担
  • データとしての利活用

といった面でマイナスの影響があります。

仕事の仕組みをまったく変えないことも論外ですが、
中途半端な改善もどきも困りものです。

コロナ禍での検査体制で、FAXを利用していたことで
データを再度入力していたことが典型例です。

とはいえ、現状紙の資料や書類の存在が圧倒的です。

ペーパーレス化を重視するといっても、紙は無視できません。

ペーパーレス過渡期 デジタルと電子化

紙の資料や種類がある以上、折り合いをつける必要があります。

折り合いをつける対象となる手続きや処理は以下の通りです。

  • デジタル(オンライン)のみ
  • 紙とデジタルの選択
  • 紙のみ

現状ではデジタルのみ(Dogitalization)といった手続きは多くありません。
(確定申告相談会場の予約がLINEだったことがあげられますが)

紙もしくはデジタルが選択できる場合であれば、デジタルが優先です。

税務会計業界であれば、電子申告(e-Tax/eLTAX)を優先します。

手続きや処理の過程だけでなく、後々のデータの保管や活用で
紙に比べて有利です。

ペーパーレス化と折り合いをつけるのは紙のみの処理や手続きです。

紙での保管が必要という以外は電子化(Digitization)していきます。

紙の資料や書類であれば、具体的にはPDF化となります。

データの利活用では完全なデジタル化には及ばなくとも、
保管や検索面での向上が期待できます。

ペーパーレス過渡期 書き込み手段を確保しておく

紙の資料や書類の電子化には、データ(ファイル)への書き込み手段を
確保することがおすすめです。

電子化だけが自己目的化すると、参照しないアーカイブができます(笑)。

スマホとパソコンとタブレットはペーパーレス化でもつながります。

  • スマホ:紙の資料や書類をスキャン → クラウドへ保存
  • パソコン:デジタル処理のベース
  • タブレット:電子化したデータへの書き込み

3つとも必要なのか!?、とため息がでるかもしれません(笑)。

長期の印刷コストや保管コスト、人件費・労力と上記を比べてみると、
折り合いはつきやすくなります(笑)。

完全なデジタルのみの仕組みではないからこそ、
折り合いのつけ方が大きな差になります。

 

蛇足
Windowsのタブレットはいまいちパッとしません。
選択肢が少ないところが泣き所です。

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