紙とペーパーレスの折り合いをつける電子化と書き込み
過渡期って振り返ってみないとわからないんでしょうね。
ペーパーレス過渡期 完全な状態は棚上げ
仕事の仕組みを変えるときに嫌われるやり方があります。
- 中途半端
- 新旧併用・複線化
急激な変化を嫌って、折り合いをつけているようで
実態は古くて効率の悪いやり方を残しているだけ
と残念な状況になります。
たとえば、ペーパーレス化。
紙に出力する仕組みを残すことで、
- 印刷コスト(インク代・プリンターや複合機)
- 保管コスト(家賃や消耗品費)
- 事務負担
- データとしての利活用
といった面でマイナスの影響があります。
仕事の仕組みをまったく変えないことも論外ですが、
中途半端な改善もどきも困りものです。
コロナ禍での検査体制で、FAXを利用していたことで
データを再度入力していたことが典型例です。
とはいえ、現状紙の資料や書類の存在が圧倒的です。
ペーパーレス化を重視するといっても、紙は無視できません。
ペーパーレス過渡期 デジタルと電子化
紙の資料や種類がある以上、折り合いをつける必要があります。
折り合いをつける対象となる手続きや処理は以下の通りです。
- デジタル(オンライン)のみ
- 紙とデジタルの選択
- 紙のみ
現状ではデジタルのみ(Dogitalization)といった手続きは多くありません。
(確定申告相談会場の予約がLINEだったことがあげられますが)
紙もしくはデジタルが選択できる場合であれば、デジタルが優先です。
税務会計業界であれば、電子申告(e-Tax/eLTAX)を優先します。
手続きや処理の過程だけでなく、後々のデータの保管や活用で
紙に比べて有利です。
ペーパーレス化と折り合いをつけるのは紙のみの処理や手続きです。
紙での保管が必要という以外は電子化(Digitization)していきます。
紙の資料や書類であれば、具体的にはPDF化となります。
データの利活用では完全なデジタル化には及ばなくとも、
保管や検索面での向上が期待できます。
ペーパーレス過渡期 書き込み手段を確保しておく
紙の資料や書類の電子化には、データ(ファイル)への書き込み手段を
確保することがおすすめです。
電子化だけが自己目的化すると、参照しないアーカイブができます(笑)。
スマホとパソコンとタブレットはペーパーレス化でもつながります。
- スマホ：紙の資料や書類をスキャン → クラウドへ保存
- パソコン：デジタル処理のベース
- タブレット：電子化したデータへの書き込み
３つとも必要なのか！？、とため息がでるかもしれません(笑)。
長期の印刷コストや保管コスト、人件費・労力と上記を比べてみると、
折り合いはつきやすくなります(笑)。
完全なデジタルのみの仕組みではないからこそ、
折り合いのつけ方が大きな差になります。
蛇足
Windowsのタブレットはいまいちパッとしません。
選択肢が少ないところが泣き所です。
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