資料の保管とためこみの違いとは？
確実性と効率性を両立化する！
会計処理も税務申告も裏付け資料の確保が必要です。
資料があれば、決算・申告にたどり着けるはず…
問題はたどり着くまでの難度の違いだったりします。
後始末に追われます
資料の確保 資料で仕事の見積もり！？
第一印象は人付き合いでも仕事のとりかかりでも大切です。
外見だけがすべてではありませんが、第一印象が悪いと
何かと気乗りしません。
たとえば、確定申告の相談会場。
税理士として税務相談や確定申告のサポートに従事しています。
来場される方の資料の取り扱いの違いがあります。
- ファイル → 十分な準備を想定 → 手際よく進みそう
- 紙袋等 → 資料の混在を想定 → やれやれ(笑)
- 手ぶら → 相談のみかなぁ？
申告書の作成には根拠となる資料が必要です。
同じ資料でも、「保管」と「ためこみ」では効率に大きな違いがあります。
資料の確保 着地がみえているか？
会計処理でも税務申告でも資料を確保している場合であっても
「保管」と「ためこみ」には違いがあります。
- 「保管」‐扱う対象を想定して整理している
- 「ためこみ」‐理由はわからないが、不安だから捨てていない
たとえば、所得税の確定申告の定番の医療費控除。
給与所得での年末調整では対応できません。
おまけに同じサイフで生活している家族の分の医療費も合算できます。
とりあえず病院などで受け取る領収書をためこんでおけば
確定申告で利用できます。
間違いではありませんが、相談会場に領収書を紙袋ごと持ち込まれても
サクサク対応できるわけではありません。
申告書の作成に使える状況を知っているかどうかで、
資料の取り扱い方が変わるはずです。
電子申告で医療費控除の集計ファイルを利用できます。
(「医療費控除 集計」で検索)
ファイルの構成を確認してみると、整理すべきポイントがわかります。
とりあえず「ためこみ」ではなく、必要に応じた「保管」へのきっかけとなります。
資料の確保 確実と効率の両立化！
必要な資料を確保して必要に応じて整理する「保管」は一見面倒です。
- 受け取り→判断・想定→分類→「保管」→活用
「ためこみ」はシンプルと誤解されそうです(笑)。
- 受け取り→省略！→「ためこみ」→？
問題はためこんだ後、利用する際に生じます。
医療費控除の領収書に限ったことでありません。
事業所得があれば経費の取り扱いでも同じことが当てはまります。
裏付けとなる資料は欠かせませんが、「ためこみ」状態のままでは
期限間際に他の業務や処理を圧迫、遅らせることになります。
処理の着地を想定して資料を「保管」することは処理の確実性と
効率性を両立化できるのでおすすめです。
脱「ためこみ」は地味ですがおすすめの改善提案です。
蛇足
アイキャッチ画像は集積した積雪とホイールローダーです。
雪が降った後は重機やダンプでの排雪の作業が続きます。
ほったらかしておくと春になっても雪が残ります。
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