緊急対応は電話が最優先でメールはダメか？
選択したツールを機能させる！

そもそも緊急対応に陥ることが論外とも言えますが、
よんどころない事情もあります。

連絡や伝達は必要ですが、どの手段を使うのが良いか？
といった悩みもあります。

緊急対応　意外に早く実現した未来

子供の頃、イベントで「ショルダーフォン」を使う機会がありました。

外出先から自宅に電話した記憶があります。

1980年代後半、電話は固定式が前提だった時代です。

未来でははショルダーフォンが使えるようになって便利になるのか？
と淡い期待をしました。

未来は意外にあっさりと10年後には実現しました。

ケイタイを利用するようになり、固定電話の利用機会は激減しました。

日常の連絡だけでなく、緊急対応でもケイタイがあることで
不安はなくなりました。

反面、いつでも・どこにいても着信の可能性があり、
割り込まれる煩わしさが目立つようにもなりました。

緊急対応　メールのボトルネックとは？

ケイタイと並行して利用するようになったのはメールでした。

話し下手や聞き取りの間違いを避けることができる上に、
割り込みの心配を無視できます。

テキストデータがメインですが、データファイルの添付もできます。

返信や転送、過去のやりとりの検索もできます。

機能だけで判断するなら、メール＞＞＞電話で確定かもしれません。

メールと言っても、必ずしもメールソフトの利用とは限りません。

たとえば、LINE。

複数の組織や団体でLINEグループを利用していると、
連絡の効率性で大きな差を感じます。

緊急時や複数で対応する必要がある場合だからこそ、
メールでの対応がかえって有効になります。

一方で、メールには「使えない人」という重篤な問題がありました(笑)。

緊急対応　選択したツールを機能させる！

パソコンやスマホを前にして、使えるようにしておかないと！という方と、
使えません！で割り切ってしまう方がいます(笑)。

また、パソコンやスマホでメールを使用するといっても、

• 定期的に受信を確認しない
• 返信しない

と運用が残念なこともあります。

受信側の運用だけが残念とは言い切れません。

メールによっては「迷惑メール」に分類されて格納されることもあります。

とはいえ、緊急対応でもメールの利用は効率的で有効です。

テキストコミュニケーションの底上げも必要ですが、

• 緊急対応だからこそメールを利用する！

といった運用の見直しもおすすめです。

電話だけを緊急対応の連絡ツールとして想定していると、
かえって非効率で残念な結果になります。

選択したツールを期待通りに機能させる同意や協力が必要です。

 

蛇足
アイキャッチ画像は外出時に撮影したアガパンサスです。
梅雨はどんよりした日が続きますが、花は鮮やかですね。

＜ご案内＞

■林友範税理士事務所

ご依頼はこちら

■災害と税金の情報

災害と税金