根拠資料やデータを効率的に確保する！
しっかり保管して、検索できるようにしておく！
毎年のことですが、秋以降は手元に書類が増えます。
生命保険料控除の通知だけなら紙一枚に収まりますが、
しっかり追加の契約案内まで同封されています(笑)。
年末調整や確定申告で必要な書類は要保管ですが、
うっかり捨ててしまうこともあるかもしれません。
不安の払拭と効率化の同時達成の出番です。
何のポーズか？
保管と検索 毎年のことだが、自信がない？
お客様との面談では郵便物の確認をすることがあります。
なんだか怪しげなセールス・営業の案内もありますが(笑)、
大半は各種行政手続き・税金・保険関連の書面です。
たとえば、秋以降では「生命保険料控除証明書」といった
年末調整や確定申告で扱う書面が目立ちます。
「大切な書面なので保管お願いします」とはお伝えするものの、
「失くしそうになるんだよねぇ」という声が返ってくることも…
書面でもデジタルデータでもしっかり確認できることは
不安の払拭と効率化の同時達成につながります。
保管と検索 書面とデータの保管と検索
しっかり書面を保管するためには専用のファイルが必要
というわけではありません。
事業経営の経費関連の領収書やレシートであれば、
月別の封筒やフォルダを利用すれば手軽です。
年末調整や確定申告で使用する控除証明であれば、
別途保管すれば混在せずに探せます。
デジタルファイルの保管であれば、
- ファイル名の統一
- 日付、相手先、金額を表記
- 上記の項目の表記の統一
- クラウドストレージの利用
というアプローチで保管も検索にも対応できます。
保管と検索 形式も内容も区別する！
会計処理や税務申告には裏付けとなる資料やデータが必要です。
領収書やレシートにも保管の義務もあります。
他方、保管や検索・確認に手間をかけないアプローチも欠かせません。
書面やデータの保管形式も大切ですが、着地点を理解しておく
といった点もおすすめです。
領収書やレシートをすべて保管してあるからといっても
事業分と個人生活分が混在しては分類に手間取ります。
事業経営の経費分と所得税の計算で差し引く分を混同すると、
事業の利益と税額の算出がごちゃごちゃになってしまいます。
形式面と内容面の両面で区別して保管することが適切かつ
効率的なアプローチです。
秋以降は手元に届く郵便物が増えます。
整理がパッとしないと思ったら、手を打つことがおすすめです。
年末sの大掃除まで放置する理由はありません(笑)。
蛇足
アイキャッチ画像は近所で撮影した赤トンボです。
倒立していました(笑)。
近くにいた別のトンボも同じポーズをとっていたので、
何かしら理由があるんでしょうね。
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