ペーパーハラスメントの時代になるかも!? 実利的なペーパーレス

ペーパーレスは伊達(だけ)じゃない!、というお話です。

紙ハラ? DXを妨げるハラスメント

「ハラスメント(harassment)」はすっかり定着した感のあることばです。

嫌がらせを意味することばですが、個人的な受けとり方よりも
もっとフォーマルな視点での嫌がらせ行為を指しています。

セクハラやパワハラはメディア以外の個人でも敏感に意識します。

まだ世間一般には使われていませんが、私の予想では今後
ペーパーハラスメント」もありうると考えています。

???

このブログでもDXにまつわる話題をとりあげてきました。

ピンポイントでのITによる効率化にとどまらないデジタル化での
効率化はもっと進んでいきます。

DXを進める上での障害も明らかになっています。

リモートワークを進める障害としてハンコの廃止が目立ちました。

ハンコの次に障害となるのは、紙・ペーパーです。

紙ハラ? 2度のペーパーハラスメント

紙を使っている限りDXは進みません。

とはいえ、理想や格好の良さをもとめるだけととられかねないのでは
ペーパーレスは進みません。

紙を使った事務処理や業務が仕事や処理を妨げる「ペーパーハラスメント」
実感する機会があった方がわかりやすいかもしれません。

私にはそうしたペーパーハラスメントともいえる機会が2度ありました。

2度とも通信会社で仕事をしていたときのことです。

1度目はFAXの禁止でした。

勤務先は通信インフラ会社だったにもかかわらず(笑)。

注意を重ねる、短縮番号登録を使うなどの対策を講じても、
誤送信でのトラブルは根絶できないという状況でした。

トラブルを工夫で回避することに限界があり、対策としてFAX禁止という
根本的な解決を図ったわけです。

2度目の機会は事業の所管を変更する際に遭遇しました。

北陸での業務を他地域に移管することになり、設計の資料の取り扱いが
課題になりました。

通信インフラに関連する膨大な量の紙の資料を収集して整理するだけでも厄介です。

さらに業務を移管するといっても、北陸でのスタッフの手元から完全に資料が無くなっては
関連業務に差し支えます。

資料を移管しつつ、移管元と移管先で同じ資料を取り扱える仕組みが必要となりました。

解決策はペーパーレス化。
紙資料の収集や整理と並行して、デジタル化(PDF化)していくことで業務への障害を克服して、
同時に効率化を達成しました。

紙ハラ? 恩恵を受けた抵抗勢力(笑)

上記のようなペーパーレス化の成功をみると、不満はなかったのか?
とつっこみを入れたくなる方もいるかもしれません(笑)。

当然、抵抗勢力はいました。

FAXの誤送信は情報管理の点から早くに同意が得られていたようです。

抵抗されたのは、資料のデジタル化。
抵抗したのは、ベテラン社員とわかりやすい構図です(笑)。

慣れた業務スタイルを守りたいため、ペーパーレス化にも積極的とはいえない
ペーパーハラスメントともいえる態度が垣間見えた記憶がありました。

とはいえ、業務上ペーパーレス化が進んでいくと、恩恵を受けたのは
抵抗勢力の方々でした(笑)。

重くかさばる資料を扱わなくともよくなり、ディスプレイ上の資料は拡大も容易であり、
印刷でのトラブルもなくなったので時間も短縮できたためです。

ペーパーレス化は伊達じゃありません

仕事や生活のストレスを無理なく減らしていくために必要な取り組みです。

 

蛇足
ペーパーレス化してすっきりした仕事環境にしていくと、
実利的な格好良さも加わります。

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