資料作成の効率性を高めるコツとは?

まず、肩の力を抜いて。


各種の資料作成ツール

資料作成の効率性 ズレていますよ!

「林さん、ここズレていますよ!」
会計事務所勤務時代にされた指摘です。

「ここ」がオツムでも、金銭感覚でもなく(笑)、
作成した資料の表の記載位置でした。

決算報告での資料を作成した表を印刷後に確認すると、
ディスプレイでの表示では気づかないズレがありました。

紙の資料は記載されている情報以上の情報を示せます。
・資料の校正具合
・資料の取り扱い状況
(折れ曲がりや破れ、変色など)

資料=成果品という視点では、見た目も評価対象です。

こうした視点に残念な印象を受ける原因は、
視点自体がズレていることです。

資料作成の効率性 印刷しない

仕事の評価の対象が成果品としての資料ならば、
見た目の完成度を高める必要があります。

逆に、作成された資料が報告の手段や判断の材料でしかないなら、
ズレている視点を変えます。

資料の作成を成果品としない、目的化しない視点です。

資料作成を効率化するためには、印刷しないことが
おすすめです。
ことばを付け加えると、印刷することを前提に資料を作成しない
ともいえます。

資料を印刷することを前提にしてしまうと、資料の内容以外の見た目が
効率的な資料作成を妨げます。

資料を印刷しないことで、評価の基準をシンプルにします。

資料作成の効率性 アクセスと共有

資料作成の効率化は資料を印刷しないことに加えて、
アクセスや共有ともつながります。

紙の資料では、以下の制約があります。
・資料のやりとり
・資料の保管
・資料へのアクセス
・資料の加工や更新

抽象的にいえば、紙というメディアに情報が固定されて、
動きがとれなくなります。

紙の資料を使うために再度の入力をすれば、
・入力ミス
・時間
・追加の保管
といったロスが発生します。

資料をなかみの情報を評価の基準とするなら、
資料へのアクセスや共有に焦点をあてるべきです。
・メールでのファイル添付
・クラウドストレージでのアクセスや共有

資料作成の効率化を進めるためには、各種ツールやスキルよりも
・何のための資料か確認(成果品?、報告?、判断材料?)
・印刷しない
・資料へのアクセスや共有の確保
といった仕事の評価の基準や環境の改善が優先です。

基準や環境のズレが効率化を妨げます。

 

蛇足
ペーパーレス化を別の視点からとらえてみました。
冒頭の写真は、とある同業者との打ち合わせで使った部屋の備品。
使いこなすスキルとは距離を置きたいところです。

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