利用者目線で会計ソフトのデータを入力する！
当事者目線で入力・活用する！
帳簿作成を決算書の作成、税務申告のための準備の下処理、
やらされ感でとらえがちかもしれません。
入力する対象が少ないほど効率的な印象になりそうです。
入力者、利用者目線でのとらえ直しがおすすめとなります。
利用者目線 少ないほど効率的か？
事業経営を正確に数字で記述しようとすると帳簿作成は必須です。
裏付けのある資料やデータを一定のルールで集約すれば、
経営状態がわかり、税務申告などにも利用できます。
手書きや電卓を使用している段階では負担は重かったものの、
会計ソフトを利用すれば処理は大幅に効率化できます。
とはいえ、それでも入力するデータが少ないほど楽、効率的
といった印象はあります。
データの取り込みができるとはいっても完全なわけではないので、
簡潔な処理に軍配を上げたくなります。
反面、簡潔さが必ずしもプラスにならない面があります。
利用者目線 データの利用価値とは？
会計データの入力では、
- 日付 10月9日
- 相手先 ハヤシ
- 金額 110,000円
- 勘定科目 (借方)売掛金 (貸方)売上
- 摘要(取引内容) 10月分請求
といった取引に関連したデータがあります。
消費税の課税事業者であれば課税区分なども加わります。
入力対象を減らせられないか？と期待したくなりますが、
残念ながらご期待には添えません(笑)。
税務調査が入ったときの対策という受け身でのとらえ方ではなく、
会計データを利用する側としてデータは必要という判断からです。
たとえば、売掛金の管理。
上記の売上取引の後、売掛金の回収を確認する必要があります。
入金が過少であれば確認の上、再度請求が必要となりますし、
入金が課題であれば返金が必要となります。
- 売上 (借方)売掛金 (貸方)売上
- 回収 (借方)お金 (貸方)売掛金
売上により計上された売掛金を回収によって消し込んでいく
シンプルなはずの処理です。
適切に入力できていれば、売上と回収の対応はわかりやいはずです。
他方で、売上の計上が漏れていたり、取引先の入力状況次第では、
非効率な処理となります。
「ハヤシ」と入力するところを「はやし」や「林」・「ﾊﾔｼ」で入力では、
かえって非効率な運用になります。
データを利用する目線があれば、入力のゆれやブレは訂正の対象とわかります。
利用者目線 処理を溜め込まない！
会計ソフトには違いや特徴もありますが、共通する面もあります。
たとえば、総勘定元帳や残高試算表の出力。
勘定科目ごとのデータや月別の経営状況を確認することができます。
あるいは、検索機能。
取引先や勘定科目、取引月を絞り込んでデータを確認することで、
取引状況を把握できます。
確かなデータや適切な入力状況が整っていれば、上記の機能は役立ちます。
そうはいっても会計処理は溜め込まないことがおすすめです。
短期間、1か月単位での会計処理であれば入力の確認も事後対応も
限定的にとどまります。
まとめて処理を行うと、せっかく入力データがあっが場合でも
スムーズに対応できる余裕がありません。
会計データを利用する側の目線でとらえることがおすすめです。
当事者であれば見返りの価値はわかるはずです。
蛇足
アイキャッチ画像はセイタカアワダチソウです。
セイタカという名称通り、大人の身長以上に伸びています。
いわゆる雑草なのですが、ふてぶてしく花まで咲いています(笑)。
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