コミュニケーション効率化も試行錯誤！
Webゆうびん利用の工夫と失敗！？
「3歩を進んで2歩下がる」の繰り返しです。
下がっても、長期で前進！(強気)
郵便と試行錯誤 情報の共有もお仕事
税理士という職業の仕事風景というと、
- 黙々と資料やディスプレイとにらめっこ
といった印象があります。
「腕抜き」やそろばんは遠い過去の遺物になったとはいえ、
事務処理中心で、コミュニケーションは乏しい印象です。
とはいえ、サービス業なのでコミュニケーションは必要です。
とりわけ継続ではなくスポットでのお仕事の相続関連では、
- 相続と税金の仕組み
といった知識面でのサポートに関わるだけでなく、
- 相続人間の情報共有のハブの役割
といったコミュニケーションも加わります。
どんな相続案件であっても、それぞれの案件に特徴があります。
誤解やトラブルを防ぐコミュニケーションが必要です。
そうした点で情報の共有にも気を配ることになります。
郵便と試行錯誤 Webゆうびん利用の試行錯誤
相続人全員がウェブ利用に支障がない場合、
- メール
- ZOOMなどビデオ会議
- ペーパーレスでのデータ共有
とスムーズなコミュニケーションが期待できます。
理想的ですが、現実はというと、
- ご年配の相続人が珍しくはなく
- ウェブやデジタル化による効率化が難しい
といった状況があります。
致し方ない側面もありますが、それでも効率化できる面があります。
たとえば、資料を郵送する場合。
「Webゆうびん」が有効な選択肢となります。
ご丁寧なことに効能が示されています。
データをアップロードするだけで郵送が完了する上に、
- 料金はカード決済でキャッシュレス
- 手元はペーパーレス化
と副次的な効果もあります。
「Webゆうびん」は魅力がありますが、留意点もあります。
郵送する資料の準備です。
複数の資料がある場合であれば、PDFでの結合がおすすめです。
ウェブサービス「iLovePDF」で「PDF結合」が利用できます。
「Webゆうびん」でアップロードできるファイルサイズの上限は1MBです。
上記サービスの「PDF圧縮」も選択肢の一つになります。
こうした「Webゆうびん」の下ごしらえは迂遠な印象ですが、
- 長期的な観点でのコスト
- 24時間365日対応の利便性
といったメリットを考慮すれば、お得なはずです。
効率化が一足飛びに全て実現できるとは限りませんが、
- できることから試していく！
といった発想が前向きでおすすめです。
といった今回の記事の締めくくりを考えていましたが、
思わぬところで挫折しました(笑)。
原因は「A3」です。
うっかりしていましたが、
- 「Webゆうびん」は「A4」のみ対応
という制約がありました。
A3サイズの資料を混在させてしまいエラーとなりました。
郵便と試行錯誤 それでも前進！
無念です(笑)。
「Webゆうびん」でサクッと郵送する予定だったので、
思わぬタイムロスでした。
「Webゆうびん」の仕様が変わることを期待しつつ、
対策も整えたいところです。
- 資料をA3サイズからA4サイズで再編できないか？
- 送り先はメールに対応できないか再度確認
- 今回の資料の郵送は必要だったか？
何かしら検討の余地はあるはずです。
大事なことなので再掲します。
効率化が一足飛びに全て実現できるとは限りませんが、
- できることから試していく！
といった発想が前向きでおすすめです。
蛇足
印刷のトラブルというとコピー機の誤作動・故障、
さらにインク切れといろいろ体験してきました。
それでも、「Webゆうびん」での印刷の制約による挫折は
想定外でした(笑)。
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