メールアドレスを聞き取らない！
アナログの問題をデジタルに持ち込まない！
すっかりステージが変わったはずと想っていても、
同じようなミスをやらかすことがあります。
アナログとデジタルでのやりとりにも当てはまります。
注意や心掛けではなく、方法論や効率化の視点から
仕組みを変えていく必要がありそうです。
持ち込まない どうしてもなくならない！？
ファクスは仕事上、送り手には便利なツールです。
手元の紙にちゃちゃっと手書きした文字やイラストを
電話番号の利用と同じ感覚で送信できます。
一方、受け手にとっては、
- 紙やインクの補充が必要
- ダイレクトメールなど不要な情報も届きやすい
- 保管や利用の後工程で手間取る
といった問題を抱えがちでした。
ファクスの利用では誤送信によるトラブルが根絶困難だった
という点も見逃せません。
ファクス番号の聞き取りミス、入力ミス、登録番号の誤使用
と何かしら問題がありました。
皮肉ですが、私がかつて勤務した通信会社グループでは、
ファクス利用の改善ではなく廃止・禁止を選択していました。
持ち込まない メールアドレスを入力していただく！
ファクスに代わりメールを利用する環境であれば問題無し
とは言い切れません。
たとえば、メールアドレスの電話での聞き取り。
メールアドレスは口頭での伝達には不向きな構成です。
- ハイフン・アンダーバー・ドット
- 大文字・小文字
- 数字
といったデータが混在します。
言い間違えや聞き取りミス、入力ミスはファクス番号以上です。
他方、一度的確にメールアドレスが利用できる機会があれば、
効率よく運用できます。
私は運営しているブログサイト・税理士事務所サイトの双方に
「お問い合わせ」を設置しています。
メールアドレスの利用当事者に入力していただくことで、
アドレスの誤入力や聞き取りミスを回避しています。
電話を利用する場合にも、
- 「はやしとものり 税理士」で検索してください！
とお伝えしています。
「お問い合わせ」までのアクセスを簡潔にする工夫です。
持ち込まない 協力や理解が必要になります
アナログでの失敗をデジタルに持ち込まない工夫が必要です。
メールアドレスの利用であれば、受け手(上記の例では私)だけではなく、
応対者の対応も失敗回避の鍵となります。
メールを利用していない方はどうやって対応するのか？
という問題は残ります。
とりあえず棚上げします(笑)。
すべての問題を完全にクリアすることを検討すれば、
とりあえずではなく、永遠に先送りとなります。
ミスの防止や失敗回避、効率化を進めるためには
協力や理解が必要になる面もお伝えすることになります。
蛇足
アイキャッチ画像は散歩中に撮影した花壇の様子です。
2025年(令和7年)11月の石川県は比較的天候が温暖ですが、
確実に冬に向かっています。
花が見られる時期も年内はわずかとなりました。
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